Повећајте своју е-пошту Писање продуктивности помоћу програма Мицрософт Ворд Маил Мерге

Спајање поште Мицрософт Ворда је одличан алат за продуктивност. Знајући како да направите персонализоване линије предмета и прилоге које основна функција Вордове циркуларне поште не подржава, може да буде спасилац живота када морате да пишете е-пошту.

У данашњем чланку ћете научити како да користите Вордов чаробњак за писање поште 2010, напишете персонализоване теме е-поште и подесите различите прилоге за сваког примаоца е-поште.

Имаге би М! Р

Креирање листе расподеле

Обједињавање писама у Ворд-у штеди нас од досадног задатка да ручно унесете адресу е-поште сваког примаоца, тако што ћете нам омогућити увоз адреса е-поште из Оутлоок контаката, Екцел или Аццесс извора података или Ворд датотека.

Оутлооков контакт је најбоља опција међу три, а ако га нисте користили, сада ће бити добар тренутак да ажурирате Оутлооков адресар, а ми ћемо вам показати како да то урадите. Можете да прескочите следећи одељак и почнете да пишете циркуларно писмо, ако већ знате како да поставите Оутлоок контакт, иначе ће вам следеће две секције дати неке основне информације о томе како да подесите Оутлооков контакт тако што ћете увести вашу листу контаката засновану на Вебу..

Поставите свој профил поште

Подешавање Оутлоок контакта почиње креирањем профила поште који чува е-адресу, лозинку, информације о серверу и везе на друге податке као што су е-поруке и адресе.

Можете креирати неке профиле, од којих је сваки прилагођен одређеном налогу е-поште.

Правилно име профила омогућава вам да идентификујете налог е-поште који повезујете са профилом поште.

Имате опцију да конфигуришете свој профил поште користећи адресу е-поште коју сте добили од свог ИСП-а или свој налог е-поште тако што ћете изабрати трећу опцију.

Изаберите „Интернет Е-маил“ да бисте користили провајдера е-поште који даје ПОП услугу - на пример, ГМаил.

Сваки Интернет провајдер е-поште има различите ПОП конфигурације, обавезно прочитајте њихов кориснички приручник да бисте сазнали њихове ПОП поставке.

Честитам! Ако видите овај екран, успешно сте поставили свој профил поште. Сада смо спремни да подесимо Оутлооков контакт фолдер.

Популација мапе контаката

Можете да унесете своју листу за дистрибуцију ручно у Оутлоок или да увезете друге адресаре засноване на Вебу - као што су ГМаил, Иахоо или Хотмаил адресар. Већина веб провајдера е-поште нам омогућава да извеземо наш адресар у Оутлоок-компатибилан извор података. На пример, Гмаил нам даје могућност да извеземо наше контакте у ЦСВ датотеку компатибилну са Оутлоок-ом.

Оутлоок импорт функција подржава различите типове датотека: цсв, вцард, РСС, иЦалендар, и још много тога, што га чини одличним алатом за креирање листе расподеле поште.

ЦСВ датотека спада у категорију "Други програм или датотека" у програму Оутлоок.

Датотека АЦТ, ДОС ЦСВ, Лотус, Аццесс 97-2003, ПСТ датотеке су неке од програмских датотека које Оутлоок подржава - за нас смо изабрали тип датотеке са раздвојеним зарезима (Виндовс).

Сада пронађите ЦСВ датотеку коју смо управо извезли из Гмаил адресара.

Од свих ових фасцикли, фасцикла са контактима је најбоља опција за нашу сврху спајања поште.

Оутлоок треба неколико минута да увози ваш контакт у зависности од броја е-адреса које увозите.

Требало би да можемо да користимо ову фасциклу са контактима, када Оутлоок заврши са увозом свих ваших контаката, за циркуларно писмо.

Чаробњак за спајање поште

Почните са празним документом и отворите траку „Пошиљке“ да бисте започели обједињавање поште.

Чаробњак је најбољи начин да почетници почну са првом вежбом обједињавања поште.

Избор прималаца порука

Чаробњак ће од нас тражити да изаберемо тип документа за наше циркуларно писмо, Е-маил поруке је одговарајућа врста документа за данашње вежбање поште.

Можемо почети писати нашу поруку е-поште из празног документа, предлошка или постојећег документа.

Изаберите нашу фасциклу Оутлоок контаката као нашу листу дистрибуције поште у кораку 3.

Имамо могућност да користимо било који профил поште који смо поставили у нашем систему.

Број контаката треба да буде већи од нуле ако је Оутлоок успешно увезао вашу Гмаил адресу.

Изаберите особе које желите да укључите у дистрибуцију е-поште тако што ћете означити одговарајућа поља за потврду.

Састављање поруке е-поште

Почните да пишете своју поруку е-поште и убаците поља за спајање где желите да поставите персонализоване поруке - на пример, наслов или презиме на одговарајуће место у документу.

Свако поље спајања ће бити затворено унутар двоструког шеврона; они ће бити замењени информацијама ваше контакт картице када завршите чаробњак за обједињавање поште.

Прегледајте своју поруку е-поште да бисте видели како Ворд обрађује поља за спајање кликом на везу „Следеће: Прегледај е-поруке“.

Ако сте задовољни прегледом, кликните на везу "Даље: довршите спајање", а Ворд ће послати обједињену е-поруку свим приматељима са заједничком линијом предмета.

Персонализовање линије предмета

Чаробњак прекида процес обједињавања поште у ове кораке: бира праву врсту документа и шаблона, креира листу за дистрибуцију, оцењује преглед циркуларног писма и шаље е-поруке свим примаоцима.

У овом тренутку, можете приметити две уобичајене активности писања е-поште које чаробњак не подржава, писање персонализованих линија предмета и постављање различитих прилога. Морамо да користимо макро да их радимо у обједињавању поште, пожељно пре него што завршимо са чаробњаком.

Када је ваше писмо отворено, притисните “Алт + Ф11” и двапут кликните на “ТхисДоцумент” у радном прозору Ворд, да бисте отворили уређивач макроа.

Залијепите овај макро код, који је написао експерт макро кодер хутцхинсфаири, у празно окно и спремите га.

Дим ВитхЕвентс вдапп Ас Апплицатион Дим ЕМАИЛ_СУБЈЕЦТ Ас Стринг Дим ФИРСТ_РЕЦОРД Као логички
Привате Суб Доцумент_Опен () Подесите вдапп = Апплицатион ТхисДоцумент.МаилМерге.СховВизард 1 Енд Суб Привате Суб Доцумент_Цлосе () Поставите вдапп = Ништа Енд Суб Приватни под вдапп_МаилМергеБефореРецордМерге (БиВал Доц као документ, Одустани као логички) Дим и Ас Интегер Са АцтивеДоцумент.МаилМерге Ако је ФИРСТ_РЕЦОРД = Труе тада ЕМАИЛ_СУБЈЕЦТ = .МаилСубјецт ФИРСТ_РЕЦОРД = Фалсе Елсе .МаилСубјецт = ЕМАИЛ_СУБЈЕЦТ Енд Иф и = .ДатаСоурце.ДатаФиелдс.Цоунт Да Док је и> 0 .МаилСубјецт = Замијени (.МаилСубјецт, "", .ДатаСоурце.ДатаФиелдс (и) .Валуе,,, вбТектЦомпаре) и = и - 1 Лооп Завршити Енд Суб Приватни Суб вдапп_МаилМергеБефореМерге (БиВал Доц као документ, БиВал СтартРецорд као дуго, БиВал ЕндРецорд као дуго, Одустани као Боолеан) ФИРСТ_РЕЦОРД = Истина Енд Суб Приватни под вдапп_МаилМергеАфтерМерге (БиВал Доц као документ, БиВал ДоцРесулт као документ) АцтивеДоцумент.МаилМерге.МаилСубјецт = ЕМАИЛ_СУБЈЕЦТ
Енд Суб

Вратите се свом документу и кликните на везу "Даље: довршите спајање" да бисте послали своју е-пошту.

Кликните на линк "Електронска пошта ..." да бисте послали поруку.

Поставите одговарајућа поља спајања, окружена шевроном, у линију предмета.

Макро ће анализирати поље спајања и замијенити га презименом приматеља када Ворд пошаље документ документу.

Прилагање различитих ставки е-пошти

До сада смо научили како да користимо чаробњака за обједињавање поште и како да персонализујемо поља предмета - и да бисмо завршили данашњи водич, показаћемо вам додатак треће стране који нам омогућава да приложимо различите датотеке за сваку е-пошту.

Преузмите додатак, распакирајте га и открићете да је додатак доступан као Ворд Доцумент шаблони. Користите “ЦреатеЕМаилДата Ворд 2007 Вер02”, ако користите речи 2007 или 2010, и “ЦреатеЕМаилДата Ворд 2003 Вер02”, ако користите Ворд 2003.

Копирајте одговарајући предложак документа у вашу мапу "% аппдата% Мицрософт Ворд СТАРТУП" где је "% аппдата%" ваша Мицрософтова почетна фасцикла - у нашем случају то је "Ц: Корисници заинул АппДата \ т.

Поново покрените Ворд, након што копирате датотеку у Мицрософтов директоријум за покретање, и требало би да видите два нова додатка: Креирање датотеке са подацима и спајање на е-пошту, у оквиру менија „Пошта“..

Припремите датотеку података са табелом од две колоне - е-маил адресу примаоца у левој колони, и пуну путању до ваше датотеке прилога у десној колони, а затим је сачувајте у исту фасциклу као и ваш документ спајања е-поште као “МергеАттацхментсДата”. Морамо нагласити да датотеку морате спремити као "МергеАттацхментсДата", у супротном програмски додатак не може пронаћи датотеку за тражење привитака.

Вратите се на свој документ за спајање поште и подијелите документе у појединачне датотеке.

Требало би да се појави нови прозор са документом речи и кликните на дугме „Споји на е-пошту“. Једноставно кликните на дугме 'Ок' у жутом дијалогу, пошто смо већ припремили датотеку са подацима.

Ставите одговарајућу тему за вашу е-пошту, кликните на ОК, а Оутлоок ће послати вашу е-пошту са прилогом који наведете у датотеци података.

Ворд, са својим многим корисним функцијама, заиста је одличан алат за продуктивност. Радујемо се писању више Ворд чланака за наше читаоце. У међувремену, погледајте остале чланке Вордс на нашем сајту.

Надамо се да сте научили како се Ворд спајање користи из данашњег чланка. Слободно разговарајте о другим саветима за спајање са осталим колегама у одељку за коментаре.