Смањите време проведено слањем и примањем е-поште

Пхото би Х ис фор Хоме

Е-пошта може олакшати комуникацију, али може и одузети ваше вријеме. Научите како да обрадите долазну е-пошту и напишете одлазну е-пошту да бисте уштедели време.

Према истраживању из 2005. године, интервјуи запосленика открили су да је вријеме потрошено на е-пошту проузроковало да предузеће са 10.000 запослених изгуби око 152 милиона долара плаће годишње..

Е-маил јасно има своје мане. Нејасне поруке е-поште ометају запослене од важних задатака везаних за посао, облаже комуникационе канале и често стварају додатни посао. Избјегавајте замке е-поште слиједећи приједлоге у наставку.

Како долазна е-пошта може да вам одузме време

Пхото би Двортигирл

Постоје многе врсте порука е-поште које могу потрошити ваше вријеме. Они што:

Може се смањити из више порука и сажети у свеобухватну
Немојте се директно односити према вама
Односите се на вас, али не на директан начин, што вам даје несигурност у то како или ако треба да одговорите (и поједете време)
Немојте вас упутити да предузмете неку акцију (која је непродуктивна)
Одвратите пажњу и / или охрабрите вас да губите време на интернету
Нису погодни за е-пошту и имају више смисла путем динамичног комуникацијског канала као што је пословни састанак или неки формат који је прикладнији за садржај (као што је самостални документ богат информацијама)

Како ефикасно обрадити долазну е-пошту

Да бисте ефикасно читали и обрађивали е-пошту, морате се фокусирати на двије ствари - утврђивање поруке е-поште (или недостатак) и одлучивање о томе које радње треба подузети као одговор..

Корак 1: Одредите поруку (или недостатак)

Кад год прочитате нову е-пошту, узмите што мање времена да бисте схватили:

Да ли се говорник обраћа вама директно или индиректно
Да ли вам је говорник рекао шта очекују од вас?
Да ли се то ради на јасан начин
Да ли је укупна порука релевантна за вас
Да ли је целокупна порука прикладна, имајући у виду контекст вашег односа са пошиљаоцем (или недостатак, ако покушавају да покрену пословни однос на пример)

Ово ће вам помоћи да утврдите шта је порука е-поште и како желите да одговорите. То јест, ако намеравате да одговорите на првом месту.

Посебно је важно напоменути да ли говорник ради једну или више ствари које вас могу навести да трошите драгоцјено вријеме, као што су:

Нејасно је шта покушавају да кажу
Употреба језика у збуњујућем или еуфемистичком маниру како би се избјегли конкретни изрази (нпр. „Мислим да морамо имати срце у срцу у неком тренутку“ насупрот „Можете ли ме назвати ове седмице како бисмо разговарали телефоном о нечему важном? ”)
Неприкладна тема или тема
Укључујући информације које се не тичу вашег посла, неприкладне, увредљиве или неповезане
Цц или бцц вас позива на поруке које нису релевантне за вас
Понављање исте поруке путем разних е-порука или понављањем онога што је већ било покривено у претходним комуникацијама, осим е-поште
Писање о нечему што сте већ разговарали и ријешили - на забораван или непажљив начин

У оваквим ситуацијама будите посебно опрезни да одговорите на ефикасан начин који смањује колико времена ћете потрошити на комуникацију. Зато што је лако препустити горе наведеним нејасним сценаријима е-поште време.

Корак 2: Одлучите шта да предузмете

Када сазнате о чему се ради у поруци, смислите најпродуктивнији начин да одговорите. Ево неколико типичних одговора:

Пребацивање разговора на бољи комуникацијски медиј као што су телефонски и конференцијски позиви
Одговарање на понављајуће питање које поставља више особа - не путем е-поште - већ путем медија који је више обогаћен информацијама и који се могу дијелити, као што је Гоогле документ
Не реагујете на поруке које не јасно показују шта говорник очекује од вас (чак и ако се осећа помало непристојно)
Решавање нејасних порука са директним и кратким конкретним питањима, као што су: „Када желите да се извештај заврши?“ Или „Како бисте желели да допринесем овом пројекту?“
Преузимање телефона и позивање особе у било ком тренутку када се појави драма или комуникација - извлачење путем е-поште ће трајати само дуже и може појачати конфликт

Корак 3: Врати се на задатак

Што је најважније, након што одговорите на е-поруку (која се може састојати од не реаговања и уместо брисања поруке), морате се вратити на задатак. Пређите на следећу е-пошту која вас чека у пристиглој пошти или замените брзину и вратите се на стварни рад, а не да одговарате на захтеве других људи.

Како слање е-поште може да вам одузме време

Пхото би Адикос

Поред тога, постоји много врста е-порука шаљете то може да потроши време. Они што:

Непотребно се извлаче у неколико порука, од којих свака треба времена и размишљања да се прилагоди, уместо једног свеобухватног
Немојте се директно односити према примаоцу, што је губитак напора са ваше стране
Нисте довољно јасни, и повлачите се у дугачке разговоре путем е-поште и / или неспоразуме, или уопште немате продуктивну акцију (што значи да ћете морати да проведете неко време касније у разговору)
Не усмеравајте примаоца да предузме неку акцију, што је непродуктивно
Одвратите пажњу и охрабрите примаоца да губи време на интернету - што значи да исто охрабрује и вас
Нису погодни за формат е-поште, али се боље комуницирају путем разговора у реалном времену или кроз документ са упутствима или документима богатим информацијама, као што су приручник, чланак у блогу, страница са ФАК-овима, извештај компаније или ПоверПоинт презентација

Како ефикасно послати е-пошту

Да бисте писали е-поруке које не троше време на дуже стазе (да не помињемо време примаоца), потребно је да се фокусирате на пет ствари: преношење јасне поруке, захтевање од примаоца да предузме кораке који се предузимају, користећи добру структуру, уређивање пре него што притиснете и пошаљите ефективно.

Корак 1: Очистите поруку

Пре него што направите е-поруку, морате да добијете кристално јасну поруку. Одредите:

Шта желите да комуницирате
Зашто желите да га пренесете
Коју радњу желите да примите од примаоца
Како их најбоље убедити да предузму такву акцију

Ево неколико уобичајених разлога за слање е-поште:

Да некога подсјетим на рок
Дати некоме писана упутства о задатку
Поставити брзо питање које се може адекватно одговорити писањем
Одговорити на брзо питање које се може адекватно одговорити писањем
Да проследи временски осетљиве информације
Да бисте понудили доступне датуме за заказивање састанка
Наставити након састанка и показати захвалност

У свим овим примерима, осим последњег, желите да ваш прималац предузме неку акцију (чак и ако вам то само одговара).

Понекад се не чини као акција. Можда желите да:

Прођите напојницу за свог сарадника
Нека ваши пријатељи знају да сте сигурно слетели на своје одредиште путовања
Дајте кратку информацију о томе како радите на Вашој новој дестинацији и како можете доћи у наредних неколико седмица

У свакој од ових ситуација, не кажете примаоцу да предузме одређену радњу. Међутим, подразумева се да се од њих не очекује да предузму било какве радње, све док сте дали е-пошту одговарајућим затварањем, или бар потписивањем вашег имена. Они разумеју да комуникација лако може завршити са вашом е-поштом; да не морају да одговоре.

Корак 2: Затражите од примаоца да предузме кораке који се могу предузети

Да бисте написали ефективне поруке е-поште које вам штеде време, морате их учинити делотворним. И морате се побринути да ваш прималац буде јасан о томе шта се од њих очекује.

Ако не желите да то урадите, али покушавате да испричате своју животну причу или објасните зашто се држите за следећи модел иПхоне-а уместо да добијете најновији, можете заборавити на уштеду времена, јер писање писца траје много мисли и времена.

Приликом упућивања е-поште можете да се усредсредите на следеће:

Постављање рокова
Нацрт планова за ванредне ситуације
Нудећи потенцијалне опције за следећи ток акције (нпр. Времена када сте доступни за састанак у лицу, локације на којима се можете састати)
Давање мишљења када се то затражи
Направите захтев који је погодан за писање и који је практичнији од другог начина комуникације
Пружање низа упутстава за задатак који је прималац прихватио да изврши

Будите проактивни и упорни када оцртавате кораке који се могу користити. Избегавајте постављање отворених питања, осим ако не постоји друга опција. Зато што су отворена питања супротна актуелном садржају.

Ево неколико примера:

Уместо да тражите од вашег примаоца да вам достави свој распоред (и троши е-пошту у процесу) - почните тако што ћете им послати расположива времена састанка.
Уместо да питате примаоца шта мисле о одређеној пословној одлуци, скицирајте потенцијалну одлуку и затражите повратну информацију; на тај начин неће морати сами да смисле нешто и уместо тога ће имати нешто са чиме ће радити

Чувајте е-пошту тако што ћете пружити јасна упутства читаоцу и држати садржај прикладним, а не отвореним.

Оно што је најважније, морате бити сигурни да ће се свака акција коју очекујете од вашег читаоца јасно саопштити. Немојте претпостављати да знају да желите да организујете састанак ове недеље само када понудите своја расположива времена. Немојте претпостављати да знају на који се задатак односи ваш сет инструкција. Наведите то изричито и љубазно им реците шта желите од њих.

Корак 3: Направите добру структуру

Једну коју је ваша порука јасно дефинисала, а ви сте је учинили дјелотворном, вријеме је да је организирате на такав начин да пренесете ту јасноћу и ваше захтјеве..

Ставке: Опште правило које треба следити је да се ставци стављају под пет реченица. Не само да је тешко фокусирати се на дугачке параграфе док веб читање, већ незграпни параграфи дају примаоцу могућност да се усредсреди и можда пропусти најважније тачке. То онда доводи до неуредног или редундантног одговора, који замагљује комуникациони канал.

Реченице: Користите активни глас приликом писања реченица. Држите кратке и кратке реченице. Избегавајте тангенте или непотребно објашњавате своје размишљање или осећања о стварима. Уместо тога, држите се чињеница и које акције желите да примите од примаоца.

Речи: Покушајте да не користите велике речи или сленг, осим ако знате да ће их ваша публика разумети. Избегавајте шале и културне референце које би могле бити погрешно схваћене, јер је све што се може погрешно протумачити потенцијална препрека за ефикасну комуникацију.

Избегавајте додатне речи и квалификујуће фразе. "С обзиром на тренутну ситуацију у којој се ово тренутно догађа, мислим да би било мудро да ..." је квалифицирана изјава која не само да троши ријечи и вријеме, већ одвлачи пажњу од праве поруке. Уместо тога, само изнесите своју препоруку без потребе да је квалификујете.

Други пример: "Питао сам се да ли могу да вас питам ..." Изрежите ову фразу и једноставно поставите питање. Такође ће повећати ваше самопоуздање, јер нећете подсвесно тражити дозволу за проактивну комуникацију.

Интерпункција: Држите интерпункцију једноставном. Квалификовање речи и фраза је ефикасно само када се користи за успостављање љубазности након покретања комуникације са особом са којом желите да имате пословни или лични однос. У таквим случајевима, не морате обавезно да будете предстојећи, већ користите неке уљудне фразе да покажете поштовање за своје време.

Смањите зарезима - ово вам помаже да задржите кратке реченице. Избегавајте лењи текст инспирисан текстом, са претераном употребом тачака и тачака заредом. Уместо тога, стављајте своје реченице на енглески језик и користите контракције када то има смисла, јер боље читате читање.

Поред тога, размотрите исписане листе са тачкама са ознакама, а помоћу линије цртица разбијте главне делове (који могу да садрже један или више пасуса).

Тачке и преломи секција побољшавају читљивост на вебу, као и помажу вам да јасније организујете вашу поруку.

Корак 4: Уреди прије слања

Пре него што пошаљете е-пошту, потребно је 1-2 минута да је прочитате наглас. То ће вам помоћи да ухватите грешке или приметите неугодне делове које иначе не бисте рекли лично. Уклоните те додатне ријечи и поједноставите интерпункцију. Избришите листе и смањите ваше параграфе.

Када можете одговорити на следећа питања са „да“, онда сте спремни да притиснете „пошаљи“:

Је ли порука јасна?
Да ли су очекивања дјелотворна и јасно наведена?
Да ли ће мој прималац моћи да успешно прими моју поруку? Успех значи да они знају шта се од њих очекује.
Да су улоге обрнуте, да ли бих могао да добијем ову поруку?

Корак 5: Ефикасно пратите

Осим тога, будите проактивни у праћењу е-поште. Ако неко не одговори на директан захтев, не губите време питајући се шта се десило. Уместо тога, пошаљите пристојан, али директан емаил да бисте се пријавили са њима. Примените горе наведене принципе. И не трошите превише времена покушавајући да добијете одговор; ако прималац не комуницира са вама, знате када треба да пређете на њих или да им се обратите лично уместо.

Користите Емаил да бисте уштедели време

Е-пошта вам може уштедети много времена ако знате како да је ефикасно користите. А ово важи и за слање и примање порука.

Е-пошта се најбоље користи за испоруку порука које се могу пријавити на одговарајући начин путем писања. Ако искористите предности е-поште и избегнете многе замке које троше време, он служи као моћно средство.