Иди без папира Заустави штампање свега и уживај у дигиталном животу

"Канцеларија без папира" којој смо обећани никада не стиже за многе људе. Стварност је, међутим, да је уред без папира данас овдје ако желите да га искористите.

Ако сте и даље неко ко штампа е-поруке, веб странице и друге документе, можете се сада зауставити. Постоје бољи начини за праћење ваших информација и бржи приступ - не можете претраживати ријечи на физичким листовима папира.

Случај против штампања

Штампање је скупо и незгодно, захтевајући често скупе кертриџе, папир за штампање и нове штампаче када тај јефтини инкјет штампач неизбежно пропадне. Сав тај папир постаје неред који мора бити правилно организован, или никада нећете моћи да пронађете оно што тражите. Не можете јој приступити када сте изван ваше канцеларије, не можете претраживати преко њега, а имате само једну копију тако да сте у невољи ако се ишта деси.

Штампање је било неопходно када су рачунари били тешке цигле које су се налазиле на столовима. Сада ходамо около са компјутерима у нашим џеповима, таблетима који могу приближити величину папира, и облак сервисима који могу да резервишу и синхронизују све ваше документе на свим уређајима. Можете тражити документе које сте сачували помоћу ријечи које садрже, тако да не морате поставити и овладати комплицираним системом архивирања.

Како не штампати

Ми штребери смо можда давно престали са штампањем, али има много људи који још увек редовно штампају е-поруке и веб странице. Покушаћемо да вам понудимо неколико савета који ће вас водити даље од штампача и на нови начин чувања и организовања информација које имају смисла.

Направите кабинет за дигиталне датотеке: Прво, желите да одлучите где ћете сачувати ствари уместо да их штампате. Помаже да имате једну конзистентну локацију на којој ћете све сачувати. Препоручили бисмо неку врсту сервиса у облаку који се синхронизује на свим вашим уређајима тако да им можете приступити на паметним телефонима и таблетима, као и на рачунару. Многи људи користе Еверноте као своју архиву за све своје белешке и документе, али можете се одлучити и за чување у сервису за складиштење у облаку као што су Дропбок, Гоогле Дриве или Мицрософт ОнеДриве. Ако заиста волите локално складиште, можете спремити датотеке у једну мапу на вашем ПЦ-у - али будите сигурни да сте направили сигурносну копију. Ово ће бити мање погодно јер ћете морати ручно копирати датотеке на друге уређаје ако их желите видјети на неком другом мјесту.
Штампај у ПДФ формату: Све што желите да одштампате - било да је ријеч о рачуну, документу, е-пошти или веб страници - може се одштампати у ПДФ датотеци. Прво ћете морати да инсталирате ПДФ штампач на Виндовс рачунар. Затим можете да прођете кроз процес штампања нормално, одабиром виртуелног ПДФ штампача. Добит ћете датотеку коју можете похранити у нешто попут Еверноте или Дропбок.

Принтинг Емаилс: Е-поруке се могу штампати у ПДФ формату на исти начин. Можете и покушати да их означите звјездицом (ако користите Гмаил) или да их додате у посебну фасциклу или ознаку где их касније можете упутити. Касније можете приступити овим е-порукама са било ког уређаја са клијентом е-поште - нема потребе за штампањем.
Штампање Веб страница: Ако штампате веб странице да бисте се позвали на касније, можете да их одштампате у ПДФ. Можете их и означити да бисте их касније прегледали (ознаке се могу синхронизовати на свим уређајима). Ако желите да прочитате веб страницу касније, користите услугу попут Поцкет или Инстапапер да бисте направили листу ствари које желите да прочитате. Услуге као што су ове узимају веб страницу, претварају их у читљив текстуални чланак и чак га чувају на мрежи на мобилним уређајима тако да касније можете читати веб страницу без потребе за штампањем.
Принтинг Мапс: Не би требало да штампате мапе ако имате паметни телефон са ГПС-ом. Ако користите Гоогле мапе, можете се пријавити у апликацију Гоогле мапе и прегледати листу претраживања које сте направили на веб локацији Гоогле мапа на рачунару. Наравно, можете и да одштампате мапу у ПДФ формату.
Факинг Доцументс: Неке калцифициране старе твртке и даље захтијевају факсове. Можете користити услугу као што је ХеллоФак за слање факсова преко веба. ХеллоФак нуди пет бесплатних факсова месечно - ово би требало да буде више него довољно за кућне кориснике који само повремено морају послати факс.
Када неко инсистира на штампаним документима: На жалост, неке организације и даље инсистирају на штампаним документима. Само се ово не може заобићи. Ако не преузму ПДФ путем е-поште, можда ћете морати да штампате.
Шта урадити са старим папирним документима: Лакше је кренути напријед без папира, умјесто да одлучите да методички претворите све ваше старе папирне документе у дигиталне верзије - то може бити пуно посла. Ипак, можете скенирати старе документе у ПДФ датотеке.

Коришћење дигиталних датотека

Ваш дигитални радни простор сада има бројне предности које папир нема:

Бацкуп: Ваше датотеке су направљене под резервном копијом ако сте их сачували са услугама као што су Еверноте, Дропбок, Гоогле диск или СкиДриве. Ако ваша кућа изгори, нећете изгубити важне документе.
Претрага: Једноставно можете претраживати све ваше електронске документе како бисте пронашли документе који су вам потребни без просијавања кроз планине папира. Еверноте, Дропбок, Гоогле Дриве, СкиДриве, чак и Виндовси - сви имају могућности претраживања цијелог текста.
Приступ свуда: Вашим папирима се може приступити било где са рачунара, паметног телефона или таблета. Ако сте вани и требате нешто тражити, можете то учинити са паметног телефона, умјесто да идете кући и копате ваше папире.
Но Цлуттер: Не морате да бринете о чувању, организовању, прављењу простора и декларацији ваших докумената.
Нема трошкова штампања: Ако не морате да купујете скупо мастило, јефтине штампаче и гомиле папира за штампач, уштедјет ћете новац.

Наравно, неки документи могу бити превише осјетљиви да би били похрањени на мрежи. У оваквим ситуацијама увек можете користити енкрипцију - креирајте енкриптовани контејнер и чувајте га у сервису као што су Дропбок, Гоогле Дриве или СкиДриве. Људи ће требати лозинку прије него што могу приступити вашим документима.

Имаге Цредит: Сарах Колб-Виллиамс на Флицкр, целланр на Флицкр, јеремифоо на Флицкр