Како да уклоните скривене личне информације Мицрософт Оффице додаје ваше документе

Мицрософт Оффице чува скривене метаподатке у Оффице документима, укључујући колико дуго радите на њима, име свих који су радили на документу, када је документ креиран, па чак и претходне верзије документа.

Пре него што јавно објавите Оффицеове документе или их пошаљете неком другом, вероватно ћете желети да проверите које скривене информације документ садржи и да уклоните осетљиве податке. Ови метаподаци могу нарушити вашу приватност или бити потенцијално неугодни.

Прегледајте и уклоните скривене податке

У програму Оффице 2013 или Оффице 2010 кликните на мени Датотека, изаберите ставку Информације, а алат „Прегледај документ“ ће бити у центру и обавештава вас о потенцијално осетљивим информацијама које документ садржи. Ове информације су очигледније него у старијим верзијама система Оффице, али је и даље лако пропустити ако нисте свесни да Оффице додаје ове осетљиве податке у ваше документе.

У програму Оффице 2007 кликните на дугме Оффице орб на траци, покажите на Припрема и кликните на дугме Прегледај документ.

Да бисте прегледали скривене метаподатке у документу, кликните на дугме Провери да ли имате проблема, кликните на Прегледај документ и изаберите врсте метаподатака за које желите да прегледате документ. Можете само да оставите све опције изабране да прегледате документ за све типове метаподатака.

Кликните на Инспецт и Оффице ће прегледати документ за метаподатке. Кликните на дугме Уклони све поред типа метаподатака да бисте га уклонили.

Имајте на уму да након брисања нећете моћи да вратите већину ових метаподатака. Из тог разлога, Мицрософт препоручује да направите нову копију документа (користите функцију Сачувај као) пре уклањања метаподатака и објављивања документа. Затим ћете имати копију документа са метаподацима. Наравно, ако уопште не желите ове метаподатке, можете их једноставно уклонити без бриге о чувању копије.

Која врста метаподатака штеди Оффице?

Оффице чува својства документа укључујући детаље као што су аутор, предмет, наслов, датум када сте направили документ, када сте га последњи пут модификовали и колико дуго сте радили на документу. Ова својства ће такође садржавати име било ког предлошка који сте користили приликом креирања документа, заглавља е-поште и других сродних информација. Ово потенцијално може бити неугодно - на примјер, можете послати ТПС извјештај свом шефу и рећи да сте цијели дан радили на њему сами. Али метаподаци би могли да открију да сте радили на ТПС извештају само неколико минута, сарађивали са другим људима, и да сте користили шаблон под називом "Уселесс ТПС Темплате Репорт" приликом његовог креирања. Што је још горе, ту су и друге импликације за приватност - можда ћете желети да објавите документ на вебу без вашег имена повезаног са њим, али ваше име ће се појавити у својствима документа по подразумеваној вредности.

Заглавља, подножја, водени жиг и текст обликовани као скривени текст могу такође бити укључени, али се неће појавити ако радите скрипту документа. Алат ће вам рећи да ли ваш документ садржи ове информације.

Ако сте сарађивали са другим људима приликом писања документа, он ће садржавати још више података. Метаподаци ће приказати имена свих који су радили на документу, као и све коментаре, ознаке ревизија, напомене о мастилу и претходне верзије документа. Ако објављујете документ на којем сте радили, вероватно ћете желети да уклоните све ове податке, а не да их делите.

Како зауставити Оффице од чувања метаподатака

Нажалост, мораћете да користите алатку Инспектор докумената да бисте уклонили осетљиве податке из сваког појединачног документа пре него што га објавите или поделите са неким. Не постоји уграђени начин да се ове информације уклоне из више докумената одједном, нити постоји поставка на нивоу канцеларије која спречава Канцеларију да примени ове податке на документе.

Међутим, Оффице може аутоматски да уклони метаподатке сваки пут када сачувате датотеку. Ово подешавање морате применити на сваки документ који користите - то је поставка специфична за документ, а не системска поставка.

Да бисте спречили да Оффице сачува метаподатке заједно са документима, кликните на мени Датотека, изаберите ставку Опције, а затим изаберите категорију „Центар поверења“. Кликните на дугме Поставке центра поверења и изаберите опције приватности. Омогућите опцију „Уклони личне информације из својстава датотеке на чување“. Ако се прикаже сиво, кликните на дугме Документ инспектора испод, покрените Документ инспектора и уклоните све личне податке документа. Затим би требало да кликнете на поље за потврду.

Запамтите, ову опцију морате промијенити за сваки документ засебно.

Ове информације могу бити корисне, а неке од њих су чак и пресудне за сарадњу или за корпорације да прате ко је радио на документу. Али када дође време за објављивање документа, вероватно ћете желети да уклоните ове метаподатке.