Како ограничити унос података у Екцелу помоћу валидације података

Ако користите Екцелове табеле за прикупљање података од других људи, али установите да често попуњавају ваше пажљиво планиране ћелије погрешном врстом информација, валидација података може помоћи.

Овај алат вам омогућава да ограничите одређене ћелије само да би омогућиле исправно форматиране податке. Ако неко уђе у нешто што не би требало да буде тамо - као што је "ручак на аеродрому" уместо "$ 15.68" на извештају о трошковима - Екцел одбија унос док га не схвате како треба. Размислите о томе као о пасивном-агресивном начину како би били сигурни да људи не губе вријеме.

Као пример, ево основног радног листа извештаја о трошковима за Хов-То Геек. Рецимо да желимо да осигурамо да људи уносе само нумеричке вредности које су форматиране као валута (тј. Неке цифре, праћене децималном тачком, праћену са још две цифре) у одређене ћелије.

Прво изаберите све ћелије које желите да ограничите.

Пређите на картицу „Подаци“ на траци, а затим кликните на дугме „Провера ваљаности података“. Ако ваш прозор није у пуној величини и не можете видјети ознаке, то је икона с двије хоризонталне кутије, зелена квачица и црвени круг..

У прозору Провера ваљаности података, на картици „Подешавања“ кликните на падајући мени „Дозволи“. Овде можете да подесите одређени тип улаза да бисте омогућили изабране ћелије. За наш извештај о трошковима, инсистирамо да корисници унесу број са две децималне вредности, тако да бисмо изабрали опцију “Децимал”. Такође можете да изаберете друге критеријуме, као што је да проверите да ћелија садржи текст, време или датум, текст одређене дужине или чак сопствену прилагођену валидацију.

Који год тип података изабрали у падајућем менију „Дозволи“, мења опције које су вам доступне на остатку картице „Подешавања“. Будући да желимо нумеричку вриједност која одговара валути, постављамо падајући изборник „Подаци“ на поставку „између“. Затим, подешавамо минималну вредност од 0.00 и максималну вредност од 10000.00, што је више него довољно да покрије наше потребе.

Да бисте га тестирали, кликните "ОК" да бисте применили поставке валидације, а затим покушајте да унесете неисправну вредност. На пример, ако укуцамо „палачинке“ за вредност Доручак уместо цене оброка, добићемо поруку о грешци.

Иако то ограничава људе да уносе само исправан тип података, он им не даје никакву повратну информацију о томе који тип података је потребан. Дакле, хајде да то средимо.

Вратите се у прозор Провера ваљаности података (Дата> Дата Валидатион на Риббону). Овде имате две опције (и можете их користити обоје, ако желите). Можете користити картицу "Инпут Мессаге" да бисте имали скочни алат који показује људима који тип података желите када изаберу ћелију за коју је укључена валидација података. Такође можете користити картицу „Упозорење о грешкама“ да бисте прилагодили грешку коју виде када унесу погрешну врсту података.

Прво пређимо на картицу “Инпут Мессаге”. Уверите се да је опција „Прикажи улазну поруку када је ћелија изабрана“ укључена. Затим дајте вашој алатној траци уноса наслов и неки текст. Као што можете видјети у наставку, кликом на неку од ћелија појављује се порука која омогућава људима да знају шта се очекује.

На картици „Упозорење о грешкама“ можете да прилагодите поруку о грешци коју људи виде када унесу погрешну врсту података. Уверите се да је опција „Прикажи упозорење о грешци након уноса неважећих података“ укључена. Из падајућег менија „Стил“ изаберите стил поруке о грешци. Можете да идете са стопом (црвени круг са Кс), упозорењем (жути троугао са узвичником) или информацијом (плави круг са малим словом “и”), у зависности од тога колико желите да порука дође.

Откуцајте наслов поруке, текст поруке, а затим притисните "ОК" да бисте завршили.

Сада, ако неко покуша да унесе неприкладне податке, та порука о грешци је мало кориснија (или саркастична, ако желите).

То је мало додатног рада за подешавање валидације података, али касније може уштедети много времена ако користите прорачунске табеле за прикупљање података од других људи. Чак је и корисно за спречавање ваших сопствених грешака. И ово је двоструко тачно ако сте поставили формуле или било какве задатке аутоматизације који се ослањају на те податке.