Шта је АутоАрхиве у програму Оутлоок и како функционише?
Ако сте користили алат за чишћење поштанског сандучета, онда сте видели дугме за аутоматско архивирање, али можете бити опрезни у вези са начином на који то ради и шта ће радити. Ево шта ради и како га можете користити.
Кликом на дугме Аутоматско архивирање процес пролази кроз све фасцикле у програму Оутлоок и примењује сва АутоАрхивна правила која сте поставили (не брините, подразумевано правило за аутоматско архивирање је да не морате ништа да урадите, тако да не можете ништа да учините кликом на дугме). Али ако желите да преместите своје старије ставке у архиву где им је сметња, АутоАрхив је начин на који аутоматизујете процес. Хајде да га поставимо и покренемо.
Како укључити аутоматско архивирање
Прво, морате да укључите АутоАрхиве и изаберете његова подешавања. Идите у Филе> Оптионс> Адванцед и затим кликните на дугме "АутоАрцхиве Сеттингс".
Докле год је опција "Покрени аутоматско архивирање сваке" искључена (што је подразумевано), аутоматско архивирање никада неће радити.
Када укључите опцију "Рун АутоАрцхиве евери", све опције су сада доступне.
За разлику од Фолдер Цлеануп-а, који има један прозор поставки у Филе Оптионс и затим вам дозвољава да покренете те поставке против било којег фолдера који вам се свиђа као ручни задатак, АутоАрхиве поставке приказане овдје су задане поставке. Свака фасцикла са укљученим АутоАрхиве може да користи ова подразумевана подешавања или можете да користите различите поставке за различите фасцикле ако желите. Проћи ћемо кроз то како да то урадимо касније, али за сада, погледајмо подразумеване поставке.
Како да подесите аутоматско архивирање
Прва ствар коју треба приметити је да када се АутоАрхива укључи, она ће се покретати сваких 14 дана. То можете да промените користећи стрелице за горе и доле или тако што ћете откуцати број у, а можете изабрати било коју вредност од 1 до 60 дана. Можете да унесете било који двоцифрени број, али ако је већи од 60, Оутлоок ће приказати поруку о грешци када кликнете на дугме „ОК“ и морат ћете промијенити вриједност прије спремања.
Следећа опција - “Промпт бефоре АутоАрцхиве рунс” - вам даје могућност да вам Оутлоок прикаже промпт пре аутоматског архивирања. Овај одзивник вам омогућава да прегледате поставке или откажете ово извођење аутоматског архивирања ако желите.
Остала подешавања се односе на ставке које ће бити архивиране и шта се дешава током процеса архивирања. Прва опција овде - “Брисање истеклих ставки (само фолдер е-поште)” - односи се на е-поруке које су имале датум истека. Ово неће утицати на задатке или догађаје, чак и ако укључите аутоматско архивирање за те фасцикле.
Остала подешавања се односе на све ставке, а не само на е-пошту. То значи догађаје у календару, задатке, напомене и уносе у дневник.
Под претпоставком да укључите "Архивирање или брисање старих ставки", подразумеване поставке су за Оутлоок да премести ставке старије од 6 месеци у нову, засебну .пст датотеку под називом Архива (подразумевано) и учини да је то видљиво у окну за навигацију у Оутлоок тако да можете приступити архивираним ставкама кад год желите. Можете да промените ставку „Очисти ставке старије од“ на вредност од 1 дана до 60 месеци, да изаберете другу .пст датотеку да бисте архивирали ставке или изаберите „Трајно брисање старих ставки“.
Будите упозорени да ово брисање заобилази мапу Избрисане ставке и ваше ставке ће бити избрисане из програма Оутлоок у потпуности. Можда ћете и даље моћи да приступите на вашем серверу поште, у зависности од ваших подешавања, али не треба да се ослањате на то. Ову опцију изаберите само ако желите да избришете ставке заувек.
Када кликнете “ОК”, АутоАрхив ће бити укључен. Он ће се покренути у складу са "Рун АутоАрхиве свака" вредност коју сте изабрали (сваких 14 дана по дефаулту), почевши од данас. Када га укључите, требали бисте очекивати да ће се покренути врло брзо. У нашим тестовима, требало је мање од десет минута између укључивања и примања позива који нам је рекао да ће се АутоАрхив покренути. Аутоматско архивирање ради само по подразумеваној вредности у неколико фасцикли, тако да ако желите да се покреће на одређеним фасциклама - или желите да прилагодите начин на који се изводи на различитим фасциклама - наставите са читањем.
Како укључити и прилагодити АутоАрхив за различите мапе
Када укључите аутоматско архивирање, он се подразумевано покреће само за следеће фасцикле:
- Послате
- Избрисане ставке
- Цалендер
- Задаци
Ако желите да се покреће на било којој другој мапи, морате је укључити за сваку мапу (или је искључити у било којој од четири мапе с којима не желите да се покреће). Урадите ово тако што ћете десним тастером миша кликнути на фасциклу у окну за навигацију и кликнути на „Својства“.
Својства фасцикле можете приступити и одабиром Фолдер> Фолдер Пропертиес у врпци. (За фасцикле као што су календар и задаци који се не појављују у окну за навигацију, то је једини начин да приступите својствима фасцикле.) Ту је и опција да идете директно на поставке за аутоматско архивирање, што ће вам уштедети корак једном када унутар Фолдер Пропертиес.
У прозору Фолдер Пропертиес (Својства фасцикле) кликните на картицу АутоАрцхиве (Аутоматско архивирање) да бисте приступили подешавањима за ту фасциклу.
За већину фасцикли, поставка „Немој архивирати ставке у овом фолдеру“ биће подразумевано укључена. То значи да када се покрене процес аутоматског архивирања, фасцикла ће бити игнорисана и ниједна ставка у њој неће бити архивирана. Ако желите да мапа буде укључена, укључите опцију „Архивирај ставке у овој фасцикли користећи подразумеване поставке“.
Алтернативно, ако желите да се поставке за аутоматско архивирање за ову фасциклу разликују од подразумеваних, укључите опцију "Архивирај ову фасциклу помоћу ових поставки" и промените поставке према својим жељама.
Ако у било ком тренутку желите да вратите све фасцикле да бисте користили подразумеване поставке, можете се вратити на Датотека> Опције> Напредно> Поставке за аутоматско архивирање и кликните на дугме "Примени ове поставке на све фасцикле сада". То ће промијенити све мапе које имају "Архивирај ову мапу користећи ова подешавања" укључене да би укључиле "Архивске ставке у овој мапи користећи задане поставке".
Када добијете подразумеване поставке за аутоматско архивирање и поставке по фолдеру, подесите их како желите, можете да оставите процес да мирно ради у позадини, ослобађајући простор за вас и чувајући ваше директоријуме превеликим..
