Претражите Оутлоок е-пошту по пошиљатељу, датуму, кључној ријечи, величини и још много тога

Претраживање путем е-поште у Оутлоок-у може бити тежак задатак ако сте неко попут мене са више ПСТ датотека и десетине хиљада е-порука које се протежу деценијама. Већина корпоративних окружења користи Оутлоок за е-пошту и многи људи на крају имају пословну и особну е-пошту похрањену у програму Оутлоок.

У старијим верзијама програма Оутлоок потребан вам је додатак треће стране као што је Ксобни за брзо претраживање е-поште. Срећом, од када је Оффице 2010, Мицрософт је креирао корисну функцију претраживања која заправо функционише и омогућава вам да брзо пронађете е-пошту користећи широк спектар филтера. Можете тражити текст, адресе, прилоге, пошиљатеље, итд. И можете филтрирати по датуму, величини, предмету, важности и још много тога.

У овом чланку, показаћу вам како да проверите да ли су све ваше е-поруке индексиране од стране Виндовс-а, а затим како да извршавате различите врсте претраживања у зависности од тога шта тражите.

Имајте на уму да овај чланак претпоставља да радите на Оффице 2010, 2013 или 2016 јер су те верзије најбоље за претраживање.

Укључите индексирање

Пре него што будете могли да извршите брзе потраге у програму Оутлоок, морате да проверите да ли су све ваше е-поруке индексиране. Да бисте то проверили, кликните на поље за претрагу које видите на врху поштанског сандучета за е-пошту.

Када кликнете на поље за претрагу, видећете Алати за претрагу на траци се појављује картица. У крајњем десном углу, кликните на Алати за претрагу и затим кликните на Опције претраге.

Испод Извори, кликните на Опције индексирања дугме.

Ово ће вас довести до Виндовса Опције индексирања где можете да изаберете различите локације које желите индексирати. Ако не видите Мицрософт Оутлоок на листи, морате кликнути на Модификовати дугме.

Хајде, провери Мицрософт Оутлоок затим кликните на ОК.

Виндовс ће одмах почети да индексира е-пошту и можете да проверите да ли је то учињено кликом на Статус индекса под Алати за претрагу као што је приказано изнад.

Видећете поруку која показује колико је ставки остављено да се индексирају и када се заврши, рећи ће да је Оутлоок завршио са индексирањем свих ставки. Сада ћемо научити како претраживати у Оутлооку.

Извођење претраживања у програму Оутлоок

Да бисте почели да претражујете у програму Оутлоок, кликните на Инбок или кликните на одређени фолдер. Ако кликнете на Инбок, приметићете да ће кутија имати Сеарцх Цуррент Маилбок на листи. Можете кликнути на мали падајући изборник с десне стране и бирати између осталих опција Цуррент Фолдер, Подмапе, и Алл Оутлоок Итемс.

Када кликнете на Инбок, Цуррент Маилбок аутоматски се бира. На тај начин ће се претраживати сва пошта у целом поштанском сандучету, укључујући све у фасцикли „Примљене поруке“, „Послате ставке“, „Избрисане ставке“, „Одлазна пошта“, итд. Цуррент Фолдер, који ће претраживати само е-пошту у тој одређеној мапи, не укључујући под-мапе.

Ако имате фасциклу која има подмапе, обавезно изаберите Подмапе из падајућег менија да бисте претражили само подмапе.

Сада када смо схватили, научимо како да извршимо различите врсте претраживања у Оутлооку. Постоје два начина да се то уради: помоћу траке за претраживање или помоћу синтаксе упита за претрагу. Као што можда можете да кажете, ова последња опција је више техничка, али вам омогућава да направите неке компликоване претраге.

Коришћење алатки за претрагу у програму Оутлоок

Почнимо са једноставнијом методом која ће функционирати сасвим добро за већину људи. Кликните на поље за претрагу када изаберете Инбок или фолдер, а затим кликните на Алати за претрагу у врпци. Погледајмо све различите опције.

На крајњој левој страни је Обим, која је иста као и падајућа кутија коју сам горе поменуо. Следећи је Резултати, који неће бити активан док не извршите претрагу. Оутлоок ће подразумевано приказивати само најновије ставке које одговарају претрази и можда неће приказати све резултате. Можете кликнути Укључи старије резултате да бисте приказали све резултате или се померали надоле до дна резултата претраге и изабрали Прикажи више.

Рефине где можемо заиста да истражимо и нађемо управо оно што тражимо. Прво, како ћемо претраживати тачан текст у програму Оутлоок? Рецимо да желите да пронађете све е-поруке са ССН-ом или са одређеном речју. У овим случајевима, користите само двоструке наводнике.

Изнад, тражио сам реч схерлоцк стављајући га у двоструке наводнике. Ако је реч у линији предмета, она ће бити означена жутом бојом. Када кликнете на неку од е-порука, такође ћете видети реч која је истакнута за вас, што је згодно.

То је једна од најчешћих врста претраживања. Још једна уобичајена претрага је пошиљалац. Ово је веома лако урадити у програму Оутлоок. Једноставно кликните на Од Притисните дугме на траци и почните да куцате име особе или адресу е-поште.

Ако желите да додате више критеријума за претраживање, као што је само гледање е-поште од одређеног пошиљаоца који има прилоге, једноставно кликните на Хас Аттацхментс дугме.

Можете наставити додавати више филтера да бисте смањили скуп е-порука. Већина других опција је прилично разумљива као што су непрочитане, означене, важне итд. Ако желите да претражујете по датуму, можете кликнути на ову недељу и добићете неколико опција као што су Ова недеља, Овај месец, Година, итд, али то је све.

Ако желите да претражујете по датуму или урадите нешто попут проналажења најстаријих е-порука у програму Оутлоок, морате да користите опцију Напредна претрага или синтаксу упита. Почнимо са Адванцед Финд. Да бисте дошли до њега, морате поново да кликнете на Алатке за претрагу и изаберете Адванцед Финд.

Имајте на уму да ова претрага претражује само тренутну фасциклу коју сте изабрали. Ако желите све претражити, морате кликнути на Бровсе у горњем десном углу.

Ако желите да претражите све, изаберите Инбок, а затим проверите Сеарцх субфолдерс кутија на дну.

Сада на главном екрану за претраживање, видећете време на самом дну, али вам даје само исте опције као и падајући изборник у врпци. Да бисте направили напреднију претрагу, морате кликнути на Напредно таб.

Овдје морате направити властите критерије претраживања. Кликните на Фиелд,затим идите на Поља датума / времена и изаберите Примљен. Сада кликните на Стање и померите се до дна све док не видите друге опције на или после, на дан или пре, и између.

Ако одаберете између, онда можете уписати датуме као 01/01/2005 и 12/31/2005 а затим кликните на Додај на списак. Ево како изгледа моја претрага.

Имајте на уму да можете наставити да додајете више критеријума на листу да бисте сузили резултате. У мом примјеру изнад, само ћу добити све е-поруке у том временском распону, које ће вјеројатно бити превише.

Ако желите да пронађете најстарију е-пошту у програму Оутлоок, изаберите на дан или пре затим унесите било који датум за који мислите да је прилично стар.

Подесите датум у зависности од тога колико е-порука ћете добити. Требало би да је прилично лако пронаћи најстарију е-пошту у читавој Оутлоок датотеци користећи ову претрагу.

Још једна популарна претрага је тражити највећу е-пошту у ПСТ датотеци. Да бисте то урадили, кликните на Море Цхоицес на картици Напредна претрага и видећете опцију за величину на дну. Изабери веће од а затим укуцајте вредност у килобајтима. На пример, ако желите да пронађете е-поруке веће од 5 МБ, укуцајте 5000.

Ово су само неке од претрага које можете обавити помоћу напредног претраживања. Поред тога, све то можете откуцати у поље за претрагу користећи синтаксу претраживања и добити исте резултате. На пример, могу једноставно да куцам мессагесизе:> 5МБ и добити исте резултате.

Нећу пролазити кроз све различите опције претраге у овом посту јер Мицрософт има страницу која наводи све различите опције синтаксе претраге. Надамо се да ћете помоћу горе наведених алата пронаћи е-пошту коју сте тражили. Уживати!