6 Савети према непотребним сусретима

Било да је било ад хоц или заказано, већина састанака изгледа да уопште не помаже када је у питању обављање посла. Помислили бисте да би свима који су укључени у пројекат сјели и разговарали о проблемима који су се појавили, а затим размислили о начинима како их ријешити, било би корисно на овај или онај начин. Па, ови момци у ВебЕк-у кажу да су састанци бесмислени. Потпуно сам сигуран да се већина вас слаже, јер је неко отишао и направио ово: калкулатор да схвати колико је новца потрошено само на састанке!

Шале на страну, лоше вођен састанак ће одузети запослене од онога што им се плаћа, остављајући телефоне без надзора, е-поруке без одговора. И најгоре од свега, већину времена, људи одлазе са састанка са више посла него што су постигли - сјајно, управо оно што ми је требало, још ствари за обавити. Али то не значи да састанке треба потпуно уклонити са радног места. Ево неколико сугестија које ће вам помоћи да убрзате ствари на састанку.

1. Отишао за шездесет минута

Требало би да је злочин да састанци трају дуже од сат времена. К врагу, требало би да буде син за заказано састанака који трају тако дуго. Логика је једноставна: Који је смисао одузимати своје запослене од њиховог посла како би могли талк о томе шта раде?

(Извор слике: Фотолиа)

Ако је то само извештај, они увек могу да вам пошаљу предлог, или да то урадите са прилогом е-поште од 23 КБ. Ако све што желите да се држите у петљи, доведете шефа одељења у вашу канцеларију или идете са њим или њом по чашу после посла, узмите информације које су вам потребне, а затим их вратите у дивљину 15 минута касније.

Седмични састанци о напретку тешко да могу бити од помоћи, јер је за већину посла потребно више од недељу дана да се остваре, и то би будите смијешни само сједити и буљити једни у друге ако немамо ништа за пријавити.

Поента је: Састанци би требали повећати продуктивност, а не одлагати процесе. Нека сваки састанак буде важан и учини да се рачунају.

2. Нод-дерс, држите се подаље

Има много састанака на којима је углавном говорила једна особа и сви су се сложили са њима говорер. Ако су састанци били тамо само да би се чули људи који подржавају ехо, могли бисте да поставите и снимак говорника у собу за састанке како би сви могли да климну главом.

(Извор слике: Фотолиа)

Да бисте то поправили, имате само доносиоце одлука у соби. А ви желите оне који се не боје да говоре своје мисли. Желиш извршног који ће се борити за део вашег буџета тамо. Ви желите да менаџер који може одбити додатну и неважну количину посла говори у ваше име. Хоћеш да твој храбри надзорник каже твом шефу, "Не, тата. Ми смо не добијате нови ауто. Тим жели да оде у Бангкок ове године, а ми ћемо пити шампањац у лету! "

Поента је: Ако ћете бити заглављени на састанку, имати мало различитости у донесеним одлукама учинило би то вредним вашег сата.

3. О чему говоримо поново?

Колико пута током састанка, један од ваших колега пита вашег менаџера нешто ирелевантно за ту тему, а они проведу барем један (други) сат покушавајући да то схвате док вичете са телефоном, покушавајући да не изгледате љутито?

Није неуобичајено да нечији низ мисли склизне са изненадним питањем, али ако одговорите на то питање, и сва остала питања која се налазе на листи дневног реда остају без одговора, то ће утицати на продуктивност остатка особља..

(Извор слике: Фотолиа)

Нека буде тачно да имате а ограничен број дневног реда који ће се постићи кроз сваки састанак и осигурати да онај који предсједава састанком постигне унапријед постављене планове; ни мање ни више. Употријеби шездесетминутну оцјену као потицај да се што прије разјасни дневни ред. Ако постоје друге ствари које треба да урадите, и ако је само између неколико људи радије него цео тим који седи у соби за састанке, замоли их да га узму напољу, пре или после састанка.

Поента је: Останите на путу да би ваши састанци били вредни.

4. Идеје су јефтине; долазе са решењима

Ништа не указује на лош завршетак састанка него на присутне који долазе са празним умом. У данашње вријеме, празни приједлози једноставно неће смањити. Шефови желе рекорде. Менаџери желе РОИ. Директори желе изводљивост. И не желе само упаљене жаруље, желе доказ да је то идеја моћи и ће рад. Да бисте добили тај доказ, прво треба да урадите ваше истраживање.

(Извор слике: Фотолиа)

Када то не урадиш, то се дешава.

Асхкин Фуреит: Знате шта, мислим да би требало да покушамо да се пребацимо на новог добављача.Ти: Имате на уму?Асхкин Фуреит: Ох, не познајем нове добављаче. Само сам помислио да би било добро да пређемо на нову, јер је ова увек касно.

Група почиње да преноси лопту, губи још 15 минута, пре него што скочи на следећи дневни ред. На наредном састанку и даље се користи исти добављач.

Ако је Ашкин већ имао у рукама контакте алтернативних добављача, њихове понуде и предложене рокове испоруке, тим би могао да одлучи тамо и онда који нови добављач да преузме. Овај проблем би био ријешен за мање од пет минута.

Поента је: Преузми власништво над својим идејама и почни напријед. Престаните сугерисати бриљантне идеје само да сачекате да га неко други изврши.

5. Кристално чисто може само да га пресече

Колико често излазите са састанка мислећи да је ваш менаџер рекао једну ствар, али то није оно што сте чули? Све разјасните пре него што почнете. Ако је комуникација сталан проблем, добро је да ваш менаџер понови себе док имате друге свједоке у соби.

(Извор слике: Фотолиа)

Поента је: Разјасните циљеве свог тима пре него што почнете да трчите на различитим вратницама.

Ако ово не успе, покушајте са следећим саветом.

6. Дај ми минут

Састанак је одличан алат за покретање ствари ако знате како да их исправно изведете. За почетак, требало би да има неколико ствари: шта је одлучено; шта треба урадити и ко је задужен за то; и рокове за то. Прво би се осигурало да је састанак заиста користан за нешто, други осигурава да су свима додијељене њихове улоге, а трећи их дословно зноји..

(Извор слике: Фотолиа)

Ако изађете не знајући шта се управо догодило у соби за састанке, минут ће вам помоћи да се ви и сви остали добро позабавите. Иначе, за шта су састанци?

Поента је: Нико не може да се зајебава када се ствари запишу.

Закључак

Зна се боље него уопштавати, због чега бих волио знати ваше погледе на састанке: да ли они раде? Да ли су они потребни на данашњем радном мјесту? Да ли је ваша канцеларија одустала од стресног недељног или месечног ритуала који је састанак у канцеларији? Поделите своје мисли у одељку за коментаре испод.