Ограничавање и заштита докумената и предложака

Ограничавање и заштита документа осигурава да сте крајњи ауторитет над његовим напретком.

СЦХООЛ НАВИГАТИОН

1. Коришћење предложака за обезбеђивање заједничког изгледа и форматирања
2. Праћење измена у документу
3. Коришћење коментара да бисте назначили промене у документу
4. Ограничавање и заштита докумената и предложака
5. Верзија, упоређивање и комбиновање докумената

Иако можда желите да други рецензенти предложе измене и коментаришу документ, можда ћете морати да их ограничите да уређују и мењају обликовање.

Надаље, можда ћете хтјети приморати све особе које прате промјене или ограничити рецензенте на само коментирање. Цела сврха овога је да се уверите да се ваш документ не може мењати на такав начин да не буде у складу са вашом визијом или стилом.

У овој лекцији, показат ћемо вам како ограничити обликовање и врсте уређивања које други рецензенти могу извести на вашем документу. Када се документ приближи коначном стању, можете га означити као коначан да бисте избегли ненамерне промене.

Такође, можда ћете желети да ограничите приступ свом документу тако да укључите само ваш тим рецензената. Показаћемо вам како да заштитите свој документ лозинком. Затим, можете рећи само свом тиму лозинку и нико други неће моћи да отвори документ.

Започет ћемо ствари увођењем ограничавања форматирања у документу.

Ограничите обликовање у документу

Када дистрибуирате документ да би га други прегледали, можда не желите да промене форматирање документа. Ворд вам омогућава да ограничите све или неке теме и стилове, као и да дозволите рецензентима да промене неке од тема и стилова. Да бисте то урадили, кликните на “Рестрицт Едитинг” у одељку “Протецт” на картици “Ревиев”.

Окно “Ограничавање уређивања” приказује десно од главног текста. У одељку „Ограничења форматирања“ изаберите „Ограничи форматирање на избор стилова“ и кликните на везу „Поставке…“.

У оквиру за дијалог „Ограничења форматирања“ сви стилови у оквиру „Проверени стилови су тренутно дозвољени“ су изабрани подразумевано. Да бисте изабрали само одређене стилове који ће се користити у документу, можете користити дугме “Ноне” да бисте де-селектовали све стилове и затим изабрали оне које желите да дозволите. Такође, можете користити Вордове препоручене минималне стилове тако што ћете кликнути на "Рецоммендед Минимум"..

Следећи дијалог прозор приказује да ли желите да уклоните стилове који нису дозвољени. Препоручујемо вам да то не учините. Може се испоставити да желите користити ове стилове у документу у будућности. Други рецензенти неће моћи да их промене или примене.

Кликните на „Не“ да бисте задржали стилове који нису дозвољени у документу.

Пре него што се ова ограничења могу применити, морате почети са применом заштите. О томе ћемо разговарати након што вам покажемо како да ограничите уређивање.

Ограничите уређивање у документу

Поред ограничавања форматирања за рецензенте документа, можете и да ограничите тип уређивача који се могу уређивати на документу. У окну „Ограничавање уређивања“ потврдите избор у пољу за потврду „Дозволи само овај тип уређивања у документу“ и изаберите опцију из падајуће листе да бисте означили врсту уређивања коју желите да дозволите у документу. Другим рецензентима можете дозволити да само прате промене, уносе коментаре или попуњавају обрасце. Можете чак и ограничити документ тако да други људи могу само да га прочитају и не изврше никакве измене.

Можете се запитати која је разлика између ограничавања уређивања на само праћене промене и задржавања закључавања „Трацк Цхангес“, као што је објашњено у Лекцији 2. Заправо нема разлике; функционалност је иста. Можете користити методу која вам је лакша.

Можете да наведете изузетке за ограничено форматирање и уређивање или особе којима је дозвољено да слободно уређују документ. Кликните на везу „Више корисника…“ у одељку „Изузеци (опционално)“ у окну „Ограничавање уређивања“.

У дијалошком оквиру „Додај кориснике“ можете додати кориснике са тренутног рачунара, из домена чији је тренутни рачунар део, или уносом нечије е-адресе. Одвојите све кориснике и адресе е-поште точком са зарезом и кликните "ОК" када завршите.

Људи које сте додали у дијалошки оквир "Додај кориснике" приказују се у пољу "Појединци" у одјељку "Изузеци (опционално)" у окну "Ограничавање уређивања". Изаберите цео или део документа који желите да особа може да уреди, а затим потврдите поље за ту особу у пољу „Појединци“.

Сада када сте ограничили форматирање и уређивање документа по жељи, морате рећи Ворду да почне примењивати заштиту да би она ступила на снагу. У одељку „Покретање извршавања“ у окну „Ограничавање уређивања“ кликните на „Да, покрени спровођење заштите“.

У дијалогу “Старт Енфорцинг Протецтион”, уверите се да је изабрана опција “Пассворд”, двапут унесите лозинку и кликните “ОК”.

Имајте на уму да лозинка није потребна и не штити документ у потпуности (документ није шифрован). Једноставно помаже у спречавању људи да искључе ограничења форматирања и уређивања.

Ако изаберете „Потврда идентитета корисника“, вероватно ћете видети следећу грешку:

„Ваша машина није подешена за управљање правима на информације (ИРМ). Да бисте поставили ИРМ, пријавите се на Оффице, отворите постојећу ИРМ заштићену поруку или документ или се обратите служби за помоћ. “

Препоручујемо вам да користите лозинку. Много је једноставније.

Када се ограничења уведу, окно „Ограничавање уређивања“ приказује одговарајући текст који дозвољава рецензенту да обавља само дозвољене задатке уређивања и форматирања..