Верзија, упоређивање и комбиновање докумената

За последњу лекцију у серији Геек Сцхоол, говорићемо о праћењу верзија у Ворду и упоређивању и комбиновању докумената.

СЦХООЛ НАВИГАТИОН

1. Коришћење предложака за обезбеђивање заједничког изгледа и форматирања
2. Праћење измена у документу
3. Коришћење коментара да бисте назначили промене у документу
4. Ограничавање и заштита докумената и предложака
5. Верзија, упоређивање и комбиновање докумената

Функција „Верзије“ у програму Ворд је уклоњена у новијим верзијама програма Ворд. У програму Ворд 2013, једини начин на који можете приступити претходним верзијама документа у програму Ворд је отварање претходних аутоматски сачуваних (аутоматски сачуваних) верзија документа. Такође можете отворити недавно сачуване документе. Међутим, не постоји формална верзија верзије у програму Ворд. Показаћемо вам алтернативу коју можете лако додати у Ворд бесплатно и која ће вам пружити ову могућност.

Ако је више људи радило на различитим копијама исте датотеке, уместо да користе функцију Трацк Цхангес на једној копији датотеке, можете упоредити две верзије датотеке да бисте видели разлике. Ворд садржи алатку за поређење која вам омогућава да упоредите две датотеке, под условом да имају различита имена датотека. Показаћемо вам како да користите ову функцију и како да прочитате резултате поређења.

Поред поређења докумената, документе можете комбиновати и након поређења. Показаћемо вам како да спојите две верзије истог документа и како лако да спојите два различита документа, у случају да је више аутора радило на одвојеним деловима документа.

Када су све измене направљене, извршене су неопходне поређења и извршено комбиновање докумената, можете лако да делите документ користећи Мицрософт ОнеДриве. Такође можете да користите ОнеДриве у било ком тренутку процеса сарадње да бисте омогућили приступ документу другим рецензентима.

Пратите верзије документа

Ворд је имао формалну функцију верзије која вам је омогућила да сачувате различите верзије документа унутар самог документа. Та функција је нестала и једини начин на који можете да преузмете претходне верзије документа је функција аутоматског чувања или приступање несачуваним документима, ако су доступни.

Подразумевано, Ворд аутоматски чува ваш документ у одређеним интервалима. Ово је функција аутоматског чувања. Да бисте се вратили на претходно, аутоматски сачувану копију документа, кликните на картицу „Филе“ и изаберите ставку „(аутосаве)“ са листе под „Верзије“.

Такође можете да повећате или смањите интервал за функцију аутоматског чувања у програму Ворд.

Ако сте случајно затворили документ без спремања, или сте изгубили напајање и рачунар неочекивано искључен, можете обновити несачуване документе. Да бисте то урадили, кликните на картицу „Филе“ и кликните на дугме „Манаге Версионс“ на екрану „Инфо“. У падајућем менију изаберите опцију “Рецовер Унсавед Доцументс”.

Ако су доступне неке несачуване датотеке, оне ће бити наведене у дијалогу „Отвори“ који ће се приказати.

Алтернативе за чување верзија Ворд документа

Постоје алтернативе за додавање верзионог система у Ворд. Један је додатак за Ворд, који се зове Сачувај верзије, а други је додатак који ради са екстерним програмом за контролу верзија званом Перфорце.

Адд-ин Саве Версионс вам омогућава да лако сачувате нумерисане верзије Ворд документа из датотеке.

Перфорце је програм за контролу верзија који је доступан бесплатно за до 20 корисника. Они обезбеђују додатак за Мицрософт Оффице који омогућава да се датотеке програма Мицрософт Ворд, Екцел, ПоверПоинт и Пројецт лако складиште и управља у програму Перфорце из програма.

Упоредите две верзије истог документа

Ако је рецензент заборавио да користи функцију “Трацк Цхангес”, а нисте је закључали у документу, још увек можете да упоредите две верзије документа и прихватите и одбаците измене на основу поређења. Све што вам је потребно је оригинални документ и ревидирани документ. Свака датотека мора имати другачије име.

Карактеристике “Упореди” и “Комбинирај” су сличне, али свака има своју сврху. Ако имате само два документа која желите да упоредите, а ни један не садржи праћене промене, користите функцију „Упореди“. Ако имате два или више докумената који садрже праћене промене, и морате да пратите ко је променио шта и када, користите функцију "Комбинирај", описану касније у овој лекцији.

Да бисте упоредили оригиналну и ревидирану верзију документа, кликните на "Упореди" у одељку "Упореди" на картици "Преглед" и изаберите "Упореди" са падајућег менија.

НАПОМЕНА: Не можете упоредити два документа ако је било која од њих заштићена за праћене промјене или је примијењена било каква заштита докумената. Уклоните заштиту докумената да бисте наставили поређење докумената. Погледајте Лекција 2 за информације о томе како да откључате функцију праћених промена и лекцију 4 за информације о уклањању ограничења форматирања и уређивања из документа и лозинке додељене документу да бисте је отворили.

У дијалошком оквиру “Упореди документе”, из падајуће листе изаберите “Оригинални документ”.

Из падајуће листе изаберите “Ревидирани документ”. Под "Ревидирани документ" наведите ознаку која ће се примијенити на промјене тако да знате тко их је направио у едит бок-у "Лабел цхангес витх". То може бити име корисника или шта год желите.

Кликните на „Више“ да бисте приступили додатним опцијама.

У одељку „Подешавања упоређивања“ изаберите ставке које желите да упоредите у два документа. Подразумевано су изабране све ставке.

НАПОМЕНА: Ставка “Уметања и брисања” увијек је сива и увијек означена. Када користите “Упореди” или “Комбинирај”, уметања и брисања ће увек бити упоређена.

У одељку „Прикажи промене у“, изаберите да упоредите карактер по карактеру („Ниво знакова“) или реч по реч („Ниво речи“). "Ниво карактера" вам омогућава да видите тачне промене које су направљене. На пример, ако оригинални документ има реч „до“, а ревидирани документ има реч „такође“, на коју је додата „о“, поставка „ниво слова“ ће вам показати да је „до“ замењено са „ Исто тако. ”Међутим, поставка“ Разина знакова ”показала би чињеницу да је додан“ о ”.

Подразумевано, функција „Упореди“ ставља промене у нови документ, као што је приказано у одељку „Прикажи промене у“. Међутим, можете да промените ставку у „Оригинални документ“ или „Ревидирани документ“.

Кликните на "ОК" након што одаберете.

Направљено је поређење између два документа и промене су приказане у наведеном документу. У нашем примеру, одлучили смо да прихватимо подразумевано приказивање промена у новом документу. "Оригинални документ" и "Ревидирани документ" приказују се у окну десно од "упоредног документа" који се користи као референца. Не могу се уређивати.

Ако не видите окно са оригиналним и ревидираним документима, кликните на “Упореди” у одељку “Упореди” на картици “Преглед”. Затим одаберите "Прикажи изворни документ", а затим "Прикажи оба". Можете одабрати и "Прикажи изворник" или "Прикажи ревидирано", ако не желите видјети оба.

„Окно за преглед“, о којем се укратко говори у Лекцији 2 и детаљније у Лекцији 3, такође се приказује лево од „Поређење документа“.

У "упоређеном документу" можете проћи кроз праћене промјене, као што је описано у Лекцији 2, прихваћањем или одбијањем сваке промјене.

Затим, сачувајте упоређени документ са другим именом и имаћете документ који садржи промене из оригиналних и ревидираних докумената.