Како креирати и управљати задацима у програму Оутлоок 2013
Ако сте један од оних људи који имају белу таблу или бележницу са све већом листом задатака, или ваш радни сто и монитори су украшени пост-® подсећајући вас на важне догађаје, онда овај чланак за вас.
Оутлоок ће вам омогућити да правите листе задатака које се састоје од задатака, које можете обављати разне ствари, као што су постављање датума, подсетника, категорија и још много тога. Читава поента је да направите активнију врсту листе задатака са којом можете да ступате у интеракцију и да ћете бити поштени.
Рад у приказу задатака
Недавно смо разговарали о разним замршеностима програма Оутлоок 2013, па ако сте нови, препоручујемо да прочитате наш увод.
У супротном, отворите Оутлоок до приказа Задаци и погледајте око себе. На први поглед, приметићете да је прилично празна и неплодна. То је зато што још морамо да попунимо са мноштвом ствари које треба да урадимо и да обавимо неке задатке.
Хајде да прегледамо и покажемо вам како да користите задатке као професионалац и даље организујете свој живот са програмом Оутлоок. Уз мало времена и посла, имаћете свеобухватан скуп задатака које можете подесити да вас подсећају када им је то потребно, или их чак можете доделити другој особи!
Аддинг Таскс
Да бисте започели, желите да додате задатке. Приметићете да је познато окно фолдера дуж леве стране. У овај приказ можете додати нове директоријуме, а затим организовати задатке у категорије. Можете чак и креирати нову групу директоријума тако да можете поново раздвојити задатке између професионалног и приватног живота, ако је потребно.
Да бисте започели, приметићете да постоји једна група задатака група Ми Таскс и две фасцикле за под-задатке: То-До Лист и Таскс. Ако кликнемо десним тастером миша на највиши директоријум, можемо да креирамо групу „Нова фасцикла“ коју ћемо назвати Радни задаци.
Можете додати брз задатак кликом на “Кликните овде да додате нови задатак” или можете кликнути на “Нови задатак” на почетној траци. Погледајте следећи неименовани задатак, на који можете применити више опција, приказати задатак, његове детаље, као и управљати њиме.
Хајде да мало попунимо наш задатак са неким основним детаљима, а затим кликнемо "Саве & Цлосе". Можете одабрати датум почетка, датум завршетка (ако је примјењиво), статус, приоритет и постотак завршетка. Такође можете да проверите поље „Подсетник“ и да вам Оутлоок каже када ваш задатак долази.
Преглед, модификовање и ажурирање задатака
Након креирања неколико задатака, можемо их видјети у нашем приказу Задаци. Овде можете урадити неке основне промене, као што је промена рока или додељивање категорије, али ако заиста желите да прегледате и уредите, потребно је да двапут кликнете да бисте га отворили.
Ево још једног нашег задатка. Можемо да извршимо измене у њему, као што су статус или приоритет, или да кликнемо на дугме "Детаљи".
Ако постоје други детаљи везани за задатак, можете их попунити овдје. Иако ово можда није битно за већину људи, ако се бавите независним извођачима или консултантима, онда је ово одлично мјесто за праћење колико вас то приближно кошта..
Постоји још неколико ствари које можемо споменути прије него што пређемо на рецидиве. Док трагате у интерфејсу задатка, узмите тренутак да напоменете да можете да избришете или проследите задатак ако одлучите да га не вреди тражити, или вам је потребан допринос од неког другог, односно.
Такође можете да управљате задатком, као што је његово означавање, његово додељивање и слање извештаја о статусу. О томе ћемо ускоро разговарати. За сада, укратко погледајте како поставити задатке који се понављају.
Рад са понављајућим задацима
Креирање понављајућег задатка је исто као и креирање понављајућег састанка или поновног састанка. Дијалог који видите када кликнете на дугме „Понављање“ ће вероватно изгледати прилично познато.
Дакле, ево нашег задатка "говори о радним стварима", који се понавља сваке недеље у среду, без краја на видику. Имајте на уму да чак и ако не завршите задатак до тренутка када се задатак понови, још један ће бити генерисан.
Ово можете поништити тако што ћете изабрати опцију "регенерирај нови задатак", која уместо да се аутоматски понавља к дана, неће поново да генерише задатак док се тренутни не означи као потпуна.
Додељивање задатка неком другом
Имамо задатак који се састоји од "разговора о радним стварима!" Кликните на дугме “Ассигн Таск” у одељку Манаге Таск на траци.
Ово ће отворити задатак као е-маил, који ћете затим моћи обратити другима. У овом случају само ћемо да задамо задатак да разговарамо о радним стварима неком другом, тако да ћемо им послати е-маил.
Ако желите да укуцате адресу у поље „То“ можете, или можете извући сретно име из адресара. Немате постављен адресар? Прочитајте како да креирате и управљате контактима, укључујући како да увезете контакте из Гмаил-а директно у Оутлоок.
Тај прималац ће онда добити е-маил са опцијом "Прихвати" или "Одбити". Не желимо да се шеф узнемири, па ћемо само прихватити задатак. Осим тога, прича о радним стварима никада није лоша идеја!
Коначно, ако моћници желе да знају напредак (или недостатак истог) на вашем тренутно додељеном задатку. Можете им послати извештај о статусу.
Све у свему, просјечан кућни корисник Оутлоок чешће користи задатке као средство за обављање посла или откуцавање послова код куће, али корисно је знати цијели спектар ваших способности за израду задатака. Пређимо сада на остатак врпце Хоме и разговарамо о томе шта можете да урадите да бисте одатле управљали задатком.
Управљање задацима и сортирање по приказу
Током ваше седмице, неки задаци ће се обавити, а неки неће. Оне које попуните, можете означити као комплетне и заборавити. Али онима на које нећете морати да се управља на неки начин или ћете имати све већи број задатака који се пухају.
Постоји неколико начина да се њима управља. Погледајмо то подручје врпце и онда вам показати како најбоље искористити ове алате.
Кликом на дугме „Уклони са листе“ означава се као комплетно и уклања се са листе. Ако Оутлоок наиђе на проблем, на пример, ако се задатак понавља, или је непотпун, питаће вас шта желите да урадите.
Такође можете радити директно са задацима које видите на листи задатака. Погледајте следећу слику екрана за више детаља. Видите да можете једноставно да кликнете на икону заставе да бисте је означили као комплетну, или можете кликнути десним тастером миша да бисте видели опције за праћење.
Видите овде у следећем снимку, да је наш задатак "седети и гледати фудбал са ногама горе" сутра, али смо га означили и за следећу недељу. Креирање фоллов-уп задатка у основи га дуплира за време које вам највише одговара да га евентуално завршите. У овом случају, могли бисмо да означимо сутрашњи задатак као потпун или да га уклонимо, али тај дупликат ће и даље бити обавезан следеће недеље.
Имајте на уму да можете да пратите задатке из једног од пет унапред подешених интервала или да креирате прилагођено праћење.
Коначно, промена вашег погледа може помоћи да се исече велики број задатака. Ако није приказан на траци, можете кликнути на дугме „Промени приказ“ и видећете ове опције.
Ево како изгледа једноставна листа. Поглед не прави разлику између стања завршетка или категорија, или било чега другог. То само представља све ваше прошле, садашње и будуће задатке у једном једноставном погледу.
С друге стране, ако разврстамо наш поглед активним задацима, видимо да се ствари сужавају за нас.
Увек запамтите да промените приказ задатка тако да их брзо сортирате или сакријете за максимални потенцијал продуктивности!
Задаци Опције
И на крају, упознајмо се или поново упознамо са опцијама задатка. Опције задатка ће вам омогућити да промените подешавања и промените њихово понашање и изглед. До њих можете доћи из менија Датотека, кликом на „Опције -> Задаци“.
Можете подесити опције за подсетнике о задацима са датумима рока, застарелим и завршеним бојама задатака, радним сатима и другим једноставним подешавањима. Тако да сада, ако желите да закашњели задаци буду светло плави или желите да подразумевани подсетници буду на крају дана, а не на почетку, можете извршити измене овде.
Као што можете рећи, Оутлоок се открива као веома добро заокружена апликација, а још нисмо разговарали о календару и биљешкама! Надамо се да сте у могућности да користите задатке за обнављање ваших организационих вештина за неколико места. Лако их је поставити и додијелити, а лијепо је имати те подсјетнике и гледати све ствари на вашој листи полако се одјављују.
У међувремену, заинтересовани смо да чујемо од вас. Имате питање или коментар који желите да оставите нама? Упадајте на наш форум за дискусију и отпустите.
