Како креирати, управљати и дијелити календаре у програму Оутлоок 2013
Осим ако не живите живот без одговорности, сунце се вероватно диже и смирује се у вашем дневном календару. Ако не знате шта се свакодневно дешава, брзо ћете се наћи изгубљени у лабиринту пропустених састанака и састанака изненађења.
Хајде да причамо о Оутлооковим календарима, јер изван е-поште (можда чак и више времена), организовање и продуктивност се ослања на способност управљања догађајима и обављања посла. Једна од ствари које Оутлоок ради са великим проблемима, можда боље од већине других апликација, је календар. Оутлоокове функције календара су друга по реду када је у питању креирање, измена и дељење догађаја.
Овај чланак ће се првенствено фокусирати на једноставне ствари. Показаћемо вам како да креирате и управљате својим календарима, додајете састанке, састанке и делите их са другима у адресару ради лакше сарадње. До тренутка када завршимо, показат ћемо како изван употребе програма Оутлоок за основе као што су е-пошта или контакти и адресари, можете укључити календар у свој заузет живот и побољшати свој дом или малу канцеларију.
Основе календара
Кад год користите Оутлоок, имате на располагању своје могућности календара. Чак и ако немате подешен налог е-поште, и даље можете да користите Оутлоок за остале његове функције. Међутим, календар најбоље функционише, ако можете да искористите његове могућности сарадње, тако да коришћење налога е-поште обезбеђује могућност слања позива на састанке и примања обавештења о учесницима.
Без обзира на то, ево вашег основног, свакодневног календара, тј. Подразумевани календар повезан са вашим подразумеваним Оутлоок профилом. Ово је месечни приказ, али можете користити функције на картици Уређивање да бисте променили приказ.
На пример, у наставку је приказан радни тједан (у односу на цијели тједни приказ). Веома је једноставно, са временом (можете га поставити у свој град) и кутијом за претрагу. Ако имате састанке или састанке, видећете их овде, а можете да пређете на претходну или следећу недељу тако што ћете кликнути на дугме „Претходни састанак“ или „Следећи састанак“, тачније дуж ивица календара.
Кренимо мало и фокусирамо се на то како да промијенимо распоред календара како би боље одговарао вашим специфичним или посебним потребама.
Флекинг Иоур Цалендар'с Мусцле
Можете направити доста да бисте променили распоред и изглед вашег календара. Ако погледате картицу Поглед испод, видите цео асортиман стилова које можете да користите за календар који одговара вашим организационим потребама.
Погледајте следећи календар. Направили смо неке мање измене у изгледу. За једну, можете промијенити боју, која је суптилан, али лијеп додир.
Картица Приказ вам омогућава да додате неколико других приказа како бисте нагласили режим у коме се налазите. На пример, ту је трака са задацима која вам омогућава да додате календаре, људе и задатке у десну колону (погледајте горе). Ова трака са задацима може да се прилагоди режиму у коме се налазите, тако да чак и ако сте омогућили задатке и календар, као што је приказано на горњем снимку екрана, ако пређете на пријемно сандуче, мораћете поново да омогућите -До Бар.
Добра идеја је да се играте са картицом Приказ у сваком моду, јер сви неће бити потпуно исти. На пример, прозор за читање се не користи много у приказу календара, али је дефинитивно одличан додатак вашем пријемном поштанском сандучету.
Слично томе, погледајте дневни преглед календара са омогућеним дневним приказом задатака. Овде можете погледати дневни календар са задатим задацима испод.
Разговараћемо много више о задацима у предстојећем чланку, али сада ћемо се фокусирати на све што бисте могли знати о састанцима и састанцима.
Додавање састанака и састанака
Хајде да погледамо постављање састанака и састанака. У следећем примеру организујемо пиззу. Предмет је, наравно, природа именовања, и док пиззерија није обавезно "састанак", добићете идеју. Затим можете додати друге специфичности, као што је мјесто гдје се одвија пизза парти, и вријеме почетка и завршетка.
Постоји много простора (технички неограничен) за додавање напомена, упутстава или упутстава за догађај. Наравно, није много забаве ако немате друге људе тамо. Зато ћемо морати позвати неке учеснике. Када позовете људе, то се више не сматра састанком. Уместо тога, Оутлоок га мења на састанак. На следећој слици, видимо да се наш нови састанак окренуо састанку.
Можете уписати имена руком, или кликните на дугме „Да“ да бисте додали учеснике из адресара. Ако још нисте поставили адресар, можемо вам рећи како да додајете контакте и управљате њима, као и да увезете контакте из других извора, као што је Гмаил.
Можете да исечете директно на цхасе и једноставно кликнете на "Нев Меетинг" са картице Риббон Хоме. Када позивате учеснике, имате могућност да затражите додатне опције одговора.
Ако затражите одговор (уместо да једноставно напишете реч и оставите је на томе), позвани ће имати шансу да одговоре. Имајте на уму да ово одлично функционише са Мицрософт производом, као што је Оутлоок.цом налог за е-пошту, где су вам дате опције одговора директно у поруци.
У Гмаил-у ћете моћи да делујете на позив на скоро исти начин. Колико год да одговорите, он ће бити послан организатору догађаја и аутоматски ће се додати у Оутлоок.
Сада када смо јасни на састанцима и састанцима, прећи ћемо на њихово модификовање и поништавање јер је промјена неизбјежна, а понекад и наши најбољи планови пропадају..
Измена или отказивање састанака и одговора праћења
Нешто је искрсло, и морамо премјестити нашу забаву у суботу увече. За нас то није проблем, али шта је са нашим полазницима? Па, њихови планови су у потпуности на њима, али Оутлоок барем олакшава њихово упозоравање на промене.
Да бисте изменили састанак и упозорили присутне, прво отворите догађај из Оутлоок календара и извршите потребне промене. У овом случају, само један дан ћемо вратити састанак. Имајте на уму да можете кликнути на "Пошаљи ажурирање" и позвани ће бити ажурирани о промјени.
У овом тренутку, ако су неки учесници претходно прихватили ваш позив, они ће морати поново да га прихвате.
Сада је можда добар тренутак да покажете како пратити напредак вашег састанка. Кликните на дугме „Праћење“ и одавде можете видети напредак вашег састанка. Управо сада, само један позвани је прихватио, па можда ова субота није тако добар тренутак.
Ух ох, опет је нешто искрсло и морамо отказати састанак. Једноставно кликните на дугме „Откажи састанак“. Ваша позивница ће се сада променити и добићете дугме „Пошаљи отказивање“ да бисте кликнули и послали лоше вести.
То је лако као то, ваши претходни позвани ће добити ажурирану е-пошту и догађај ће бити уклоњен из Оутлоок календара.
Догађаји
Када се ваши састанци упишу и сачувају, видећете их у календару. Када пређете преко њега, видећете релевантне детаље. У овом тренутку, ако је све добро, можете га оставити и прећи на друге ствари.
Ако, међутим, желите да је промените или избришете, можете да је отворите или тако што ћете двапут кликнути на њу или користити одговарајућу радњу на траци, која је овде дугме „Отвори“..
Многим истим контролама траке можете приступити и из контекстног менија десног клика.
Када је састанак или састанак отворен, обратите пажњу на картицу Опције, која ће вам омогућити да утичете на неке промене, као што је промена статуса (заузет, условно, ван канцеларије, итд.), Подесите подсетник, промените временску зону и коначно поставите догађај као понављајући.
Понављајући догађаји су уобичајени, као што је недељни састанак или квартални догађај зараде, или само ручак са пријатељем, тако да је добро знати како их поставити. Као што можете да видите на слици, ово би требало да буде прилично лако за рад. Можете подесити време састанка, образац и наравно распон или колико дуго ће се поновити.
Видите на сљедећој слици, поставили смо понављајући догађај за сваки понедјељак у 13:00 сати, који ће се наставити неограничено.
Важно је запамтити да иако састанци и састанци имају неколико кључних разлика, они и даље изгледају и могу се модификовати на исти начин, тако да ће све опције које видите за састанке бити исте за састанке.
Прилагање датотеке или документа ставци календара
Замислите да сте заказали састанак, као што је да одведете свог љубимца ветеринару, или да вам промени уље, иу сваком случају, имате документ или слику коју желите да приложите тако да не заборавите.
У следећем примеру, ми добијамо коначно измењену нафту и имамо купон за то. Можете да одштампате купон и покушате да га запамтите унапред, или можете једноставно да га прикључите на састанак тако да када вас Оутлоок подсећа, купон је ту да га можете одштампати док размишљате о томе.
Да бисте то урадили, желите да кликнете на „Приложи датотеку“, а затим потражите локацију на којој је сачувана. Можете убацити датотеку као што је, залијепити је као текст или уметнути локацију датотеке као хипервезу. У овом случају, ми ћемо само да приложимо ПДФ као што је.
Наравно, ово ће бити веома корисна функција ако желите да поделите документе за пословни састанак, пошаљете ученицима материјале за учење, или кад год ситуација може тражити додатне информације.
Управљање и дељење календара
Управљање календарима ће вам омогућити да остварите две ствари. Можете да отварате календаре из различитих извора, а можете да креирате и сачувате групе календара.
Ако кликнете на дугме „Отвори календар“, можете да направите календар из неколико извора, укључујући и са Интернета, или можете да направите празан календар. Једна од предности стварања празног календара је да сте у могућности да одвојите свој рад и живот у кући.
На следећој слици, видите неколико календара који су направљени, а ми смо такође креирали посебну групу за рад. У ствари, можете повући догађаје из једног календара у други; видите како имамо унос за седмични састанак у два календара које смо одабрали за приказивање.
Могућност превлачења догађаја преко календара значи да ако сте додали састанак или састанак, ако касније одлучите да он мора бити на другом календару, не морате поново да креирате догађаје.
Коначно, можете да делите календаре, што би требало да буде прилично разумљиво, али треба имати на уму могућност слања календара путем е-поште. Ово смо укратко обрадили у претходном чланку, то је једноставно још један начин да се то постигне. Овде на следећој слици, видите шта се дешава када користите ову опцију.
Можете да одредите који календар делите, датумски распон (од једног дана до целог календара), ниво детаља за дељење (једноставна доступност, ограничена и потпуна информација), а затим постоји неколико напредних опција које можете да користите.
Дељење на овај начин значи да можете брзо, једноставно и неометано да дистрибуирате информације о календару другим корисницима програма Оутлоок, као и да интегрирате календаре који су вам послани.
Опције календара
Постоји доста опција календара за сортирање (мада не толико као код е-маила). Већина ових опција је намијењена за конфигурирање календара за учинковитији рад с вашим професионалним и особним потребама.
На пример, можете променити радно време и радну недељу, додати празнике, променити временску зону, подесити подразумевану боју, па чак и изабрати између Фахренхеита и Целзијуса. Радите свој пут кроз њих у свом слободном времену и испробајте оно што вам најбоље одговара.
Карактеристике календара у програму Оутлоок су врхунске, а ако радите у организацији са централним Екцханге сервером, вероватно сте упознати са начином на који можете да сарађујете на дељеним календарима, видите догађаје и још много тога. Све ово беспрекорно ради унутар ваше локалне инсталације програма Оутлоок ради додатне снаге и практичности.
Код куће, лепо је имати календар са толико могућности у истом програму. Нема потребе да се пребацујете са апликације за е-пошту на апликацију календара, можете да планирате догађаје и брзо позовете учеснике са само неколико кликова мишем и још много тога.
Али, то је довољно за разговор од нас. Зашто се сада не јавимо? Јавите нам своје мисли или позовите своје коментаре на наш форум за дискусију.
