Креирање и управљање контактима у програму Оутлоок 2013

Оутлоок није много користан ако немате контакте. Наравно, можете унијети адресе е-поште док идете, али то је дуготрајно и склоно погрешкама. Боље је да су ваши контакти већ у програму Оутлоок, тако да можете да избаците брзу поруку у само неколико кликова.

У недавном чланку, разговарали смо о томе како да почнемо да користимо Оутлоок, а данас желимо да то проширимо и на рад са контактима. Ваши контакти ће бити средиште вашег искуства у програму Оутлоок, они са којима одговарате и како користите апликацију.

Као што можете очекивати, можете да урадите много управљања контактима са програмом Оутлоок, а постављање адресара пре него што почнете да га користите има много смисла.

Креирање адресара

Да бисте почели да управљате својим контактима, прва ствар коју желите да урадите је да отворите режим Људи тако да можете да пређете на посао. Постоји неколико начина за додавање контаката у ваш адресар. У почетку, вероватно ћете увести ваш адресар из другог извора као што је вебмаил или други програм за е-пошту.

Имајте на уму да ћете за сваки налог е-поште који имате имати адресар. У овој конкретној ситуацији, имамо локални адресар за нашу локалну Оутлоок датотеку података, и имамо још једну повезану са нашим емаил налогом.

У сваком случају, хајде да покријемо основе, тако да ако немате адресар за увоз, можете почети ручно додавати контакте. На следећем снимку екрана видимо део нашег новог адресара, који је потпуно празан, за сада.

Да бисте започели, кликните на дугме „Нови контакт“ и он ће отворити нови прозор контакта. Прва ствар која може да искочи на вас је само колико је заузета, али не бојте се, ако погледате поред многих функција на врпци, видећете да је то прилично стандардан образац за контакте.

Хајде да пређемо на цхасе и направимо контакт за Хов-То Геек попуњавањем одговарајућих вредности. Можете додати и слику, која је непотребна, али још увијек лијеп додир благог, досадног адресара.

Након што завршите са уносом контакта или контаката, желите да кликнете на "Саве & Цлосе" или да кликнете на "Саве & Нев" да бисте креирали други контакт. Урадимо то. Имамо избор између стварања новог контакта или новог контакта за исту компанију.

У овом случају, ми ћемо изабрати ово друго да бисмо уштедели време на куцању, након чега ћемо кликнути на "Сачувај и затвори" да бисмо открили наше нове уносе адресара.

Није лоше, већ имамо два контакта које можемо послати е-поштом, али ово је дуготрајно. Било би много лакше када бисмо могли пребацити контакт информације из другог извора у Оутлоок.

Ако користите услугу веб-поште или неку другу, ваши контакти су највјероватније тамо и мораће се увести у Оутлоок. Ако желите да унесете сваки контакт један по један, онда сте свакако добродошли да то учините, али вам препоручујемо да увезете вашу главну листу контаката, било да је то из Тхундербирда, или Гмаила, или неке друге услуге е-поште.

Увоз и извоз података о контактима

Без обзира да ли користите Гмаил или Иахоо Маил !, или имате налог е-поште од 1997. који сте пажљиво чували и одржавали, контакте и све остало, неминовно ћете морати да ставите контакте у Оутлоок контакте масовно.

Да бисте то урадили, можете извести контакте из другог извора, а затим их увести у Оутлоок. Обично се то лако постиже једноставним приступањем подешавањима или опцијама из вашег налога за е-пошту или клијента, а затим одабиром опције за извоз контаката.

Уобичајено је да их онда само увезете у Оутлоок. То је прилично једноставан процес и сличан је у већини апликација за е-пошту. Препоручујемо да прочитате наш чланак, који објашњава како да извезете и увезете контакте у Оутлоок, и обратно.

вЦард? Шта је вЦард?

Можда сте чули вЦардс (Виртуал Цард Филе или .ВЦФ), можда сте чак примили једну или је користили. вЦардс, су стандардни формат електронске визиткарте који можете размјењивати с другима, као што је потпис е-поште или прилог.

Без обзира на то, постоји неколико начина на које можете обрадити вЦардс у програму Оутлоок. Највјероватнији сценариј је гдје ћете можда морати да увезете контакт из вЦарда или да га извезете. Хов-То Геек има комплетан опис овог процеса, који ће вас брзо довести до брзине.

Понекад можете имати много вЦардс похрањених у једној вЦард датотеци. Ако покушате да конвертујете ову датотеку, биће увезена само прва вЦард датотека. Да бисте превазишли ово ограничење, прво морате да конвертујете у .ЦСВ датотеку, а затим да је увезете у Оутлоок. Препоручујемо вам да прочитате овај чланак за потпуни опис тог процеса.

На крају, све ваше контакте можете извести на појединачне вЦардс или на један главни вЦард, као што је описано у претходном параграфу. Још једном, имамо велики мали водич о томе како да то урадите, тако да са тим треба да будете на брзини како да добијете вЦардс уи из Оутлоока са релативно лакоћом..

Креирајте и управљајте групама контаката

Хајде да дискутујемо о групама сада, будући да сте у могућности да брзо избаците поруку одабраној групи душа, уверавате вас да не заборавите да укључите било кога и спасите вас од куцања сваког имена у поље За :..

Да бисте поставили групу контаката, кликните на “Нев Цонтацт Гроуп” на траци.

Када отворите, прво ћете морати да одлучите шта желите да позовете вашу групу (овде ми зовемо наш „ЦЕС 2015“), а затим кликните „Додај чланове“ и изаберите „Из Оутлоок контаката“. Такође можете да креирате нови контакт на летите, или изаберите други адресар, на пример, ако желите да укључите људе из директоријума ваше компаније.

Из листе одабиремо чланове групе. Запамтите, можете одабрати чланове држећи "ЦТРЛ" и левим кликом на сваког члана. Без обзира на то, кад год желите да додате нове чланове, изаберите име или имена и кликните на дугме „Чланови ->“, који ће их додати у групу..

Када завршите, кликните на "ОК".

Бићете враћени на екран за управљање групом, где можете прегледати чланове ваше нове групе и извршити друге измене. На пример, можете проследити групу као Вцард или Оутлоок контакт, додати напомене о групи, послати е-поштом целу групу или креирати састанак само са члановима групе.

У нашем случају, само ћемо кликнути на "Саве & Цлосе" да би званично креирали групу и вратили се у главни прозор програма Оутлоок. Сада видимо нашу нову групу у нашој листи контаката, означену иконом групе. Десно можете видети члана групе и постоје иконе на које можете извршити радње. У овом примеру, доступна је само икона е-поште, као и дугме „Едит“.

Имајте на уму да је најбржи начин слања е-поруке групи да једноставно укуцате име у поље За: тако да у овом случају можемо да откуцамо „ЦЕС 2015“ и Оутлоок ће знати да пошаље поруку свима у тој групи..

Пеопле Оптионс

Ако кликнете на “Филе -> Оптионс”, можете конфигурирати Оутлоок на више начина у неколико различитих категорија.

Ево ваших опција. За разлику од осталих категорија у Оутлоок-овим опцијама, опције Пеопле су мало и прилично лако их је ријешити.

Опције које ћете пронаћи овде ће вам омогућити да одлучите како ће се имена уносити, да ли да прикажете додатни индекс, и да прикажете статус и фотографије на мрежи.

Управљање Оутлоок контактима је прилично једноставно, али као што сте видели, можете учинити много више за њих да би их одржавали на одговарајући начин. Он пружа много више за заокруживање вашег Оутлоок искуства ако имате више информација у контактима него само име и адресу е-поште.

Међутим, ако сте и даље у прилици да користите нешто као што је Гмаил као примарни добављач услуга е-поште, онда још увек можете да користите Оутлоок да би вам помогао да управљате својим контактима, а да их истовремено синхронизујете са Гмаил налог.