Како послати е-маил свом професору и добити брз одговор

Пхото би унииннсбруцк

Професори су неки од најпрометнијих људи. Морају држати предавања, одржавати радно вријеме, радити са дипломираним студентима и колегама, присуствовати конференцијама и другим јавним догађајима, те проводити, објављивати и презентирати истраживања. Али иако су кратки на вријеме, постоје начини за комуникацију с њима путем е-поште и добивање правовременог одговора, тако да можете наставити са својим послом са мање повратних веза.

Стави лице на име

Идеално је да се особно упознате са својим професором пре него што пошаљете прву е-пошту. Представите се током прве недеље школе. Нека ваш професор зна о вашим интересима, вашим питањима или нечем другом јединственом за вас. Показујући да сте довољно брижни да бисте их боље упознали, охрабрујете их да благовремено реагују на ваше захтјеве. Што боље остављате утисак, боље ће вас памтити.

Када дође вријеме за слање те прве поруке е-поште са питањима о задатку, ваш професор ће бити у могућности да стави ваше лице на ваше име. То им помаже да пребаце вашу поруку у контекст. Ако су већ успешно комуницирали са вама у прошлости, биће спремнији да поново комуницирају без оклевања. Можда ће већ веровати да сте озбиљан ученик.

Користите детаљну линију предмета

Линија теме је све када је у питању добијање правовременог одговора на емаил. Прије свега, када људи добију е-пошту од пошиљаоца које не знају, они гледају у линију предмета за трагове. На основу саме теме предмета, они могу избрисати пошту која изгледа спамми или им је једноставно неважна.

Сада су професори обавезни да одговоре на е-маил студента за административна питања и питања везана за класу. Али тема предмета је и даље важна за брзо прелажење вашем професору. Направите линију предмета тако да ваш професор, кад је види, одмах отвори и прочита - уместо да је подноси за касније читање. (Сљедећи циљ је израдити е-маил на такав начин да одмах након читања, ваш професор одмах одговара, али ћемо доћи до тога у каснијем одјељку.)

Дакле, пре слања е-поште сузите га на специфичну сврху. Наведите ту сврху као што можете директно у линији предмета.

Уместо коришћења „Желим да се упишем у ваш разред“, наведите име класе и како вам могу помоћи да се пријавите:

Што сте конкретнији, лакше ћете то учинити за свог професора. Веома специфичан наслов омогућава им да на први поглед сазнају шта се од њих очекује.

Будите љубазни и формални

Када искористите добар предмет, морате бити сигурни да ваше отварање не спречава вашег професора да чита целу поруку. Не желите да кажете "Хеј" и онда наставите са својом поруком. То поставља непрофесионални тон који може бити препрека за ефикасну комуникацију. Желите да се забуните на страни љубазности.

Напишите поруку тако пристојно и са поштовањем колико можете, чак и ако то значи допустити неку неточност. На пример, рецимо да током лета похађате одељење за колеџ у заједници да бисте испунили опште захтеве. Ваш инструктор није технички професор, али је управо почео да предаје хонорарно ове године.

И даље желите да им се обратите као “професору”, јер је то формално, пристојно и то показује да сте жељни успостављања добре комуникације. Ерр на страни љубазности до исправке - када вас инструктор инсистира да их назовете "Мр. Боб или Јоеи.

Ево неких других начина да ваша порука буде љубазна:

• Увек се потписујте са својим именом - по могућности прво и последње ако има пуно ученика у разреду.
• Затворите реченицу или израз који показује вашу захвалност за читање ваше поруке. То може бити реченица прије потписивања вашег имена, као што је: "Цијеним што гледате у овог професора Јохна." Или то једноставно може бити "Хвала вам", а затим ваше име.
• Останите на теми; кретање по тангентима указује на то да не поштујете њихово време, јер они вероватно имају на стотине других е-маилова да дођу.
• Немојте претпостављати да ће они учинити све што тражите. Постоје неке ствари које професори морају да учине за ученике, као што је давање дозволе за улазак на курс ако испуните предуслове. Али чак и без обзира на то, немојте претпостављати да ће они учинити све што затражите. Не желите показати непоштовање или им дати разлог да преиспитају како и ако желе да вам помогну. Зато питајте љубазно, показујући што је могуће мање претпоставки.

Користите одговарајућа имена и ознаке

Као што је већ покривено, користите одговарајуће етикете у оквиру своје специфичне теме и упутите се на свог професора учтиво. Побрините се да имате исправне ознаке, бројеве, датуме и времена. Ако нисте јасни у вези са временом састанка или случајним референцирањем погрешног теста, ваш професор ће морати потрошити додатно вријеме како би провјерио и евентуално поново послао поруку е-поште ради јасноће. Ово претвара потенцијално брзи одговор на разговор који се протеже на више порука е-поште.

Држи се тачке

Када кренете на тангенте у е-поруци или откријете више (личних) информација него што је неопходно за задатак, он на крају губи драгоцено време читања вашег професора - као и ваше време. Придржавање тачке је један од неколико начина да се скрати време проведено у слању е-поште и смањи потреба за писањем додатних е-порука за појашњење.

Избришите непотребне речи и фразе, као што је: „Питао сам се,“ или „Да ли мислите да бисте могли ...“ Уместо тога, само поставите питање. Можда је застрашујуће бити тако искрен са својим професором, али са праксом то неће дуго трајати. Зато што ћете научити да схватите тачку на професионалан начин, а то гради самопоуздање.

Ево примера поруке за читање који траје дуже и који више омета у дужем облику:

Као што можете видети, сажети образац добија поруку преко ефикасније:

Нека буде кратко

Чување кратког је слично као и задржавање на тачки. У идеалном случају, не желите више од три до четири реченице у параграфу. И не желите да ставите једну поруку са превише параграфа. Осим ако не делите повратне информације или личну причу која ће помоћи вашем професору да вас упозна и боље разуме како вам могу помоћи.

Направите директан захтев

Чак и ако имате одличну линију за тему, још увек морате да пратите саму поруку. То чините тако што ћете упутити свој захтев. Може бити јасније ако изразите захтјев као питање. Или ако користите отварач "Молим вас ... [овдје затражите]." Имајте на уму да ако шаљете е-маил свом професору само да бисте добили њихово мишљење о некој теми, то је још увијек захтјев јер тражите да вам одузму времена за дијељење оно што знају.

Поставите свој захтев тако јасно да ваш професор неће имати питања о томе шта тражите од њих. Ако можете извршити овај важан корак, можете помоћи свом професору да предузме акцију одмах након читања ваше е-поште. И не само да ћете добити брзи одговор од њих, већ ћете и раније ући у тај разред који је наведен на чекању.

Пратити

Чак и ако успешно примените горенаведене принципе у вези са слањем е-поште свом професору, а ви не добијете благовремени одговор, то може бити да ваш професор још није дошао до ваше е-поште или је тренутно недоступан неко време. Не брините се о разлозима, само пратите уљудно ако их нисте чули више од два дана. Различити кампуси имају различите политике или културе (чак и неписане) за оно што се сматра правовременим одговором, тако да може варирати у зависности од ваше институције или контекста.

Примијените горе наведене узорке принципа на своју е-пошту за праћење. Ако из неког разлога још увек не прођете кроз то, друга е-маил адреса може бити одговарајућа након још три до четири дана (опет, у зависности од ситуације). Или је можда време да разговарате са својим професором лично. Ако је то случај, побрините се да од њих сазнате како најбоље комуницирати путем е-поште.

Ефикасно комуницирање са својим професором по потреби увелике побољшава ваше шансе за успјех у одређеној класи. Држите ту комуникацију правовременом, глатком и продуктивном, тако да можете остати фокусирани на свој посао.