Како да подесите одговор „Оут оф Оффице“ у програму Оутлоок за Виндовс

Када будете знали да ћете бити ван канцеларије неколико дана, можете да поставите помоћника ван канцеларије да аутоматски одговори, дајући људима до знања да уживате у свом одмору док су заглављени на послу.

Да бисте у програму Оутлоок креирали одговор без посла, направићемо шаблон е-поште са поруком коју желимо да употребимо и онда креирати правило које ће послати одговор са том поруком свим е-порукама које примимо током одређеног временског периода.

НАПОМЕНА: Оутлоок мора бити отворен да би се покренуло правило и да се пошаље одговор без посла. Зато, пазите да оставите рачунар на рачунару и да Оутлоок ради док сте ван канцеларије.

Први корак: Креирајте шаблон поруке

Да бисте креирали шаблон поруке у програму Оутлоок, уверите се да је картица „Хоме“ активна и кликните на дугме „Нев Емаил“ у новом делу.

Унесите поруку коју желите да пошаљете као аутоматски одговор у оквир за поруке. Немојте уносити Е-маил адресу или предмет. Затим кликните на картицу “Филе”.

Кликните на "Саве Ас" у листи опција на левој страни бацкстаге екрана.

У дијалогу Сачувај као, изаберите „Предложак за Оутлоок (* .офт)“ из падајућег менија „Сачувај као тип“.

Отвара се мапа корисничких шаблона. Унесите назив за предложак у поље "Име датотеке", задржавајући наставак ".фт" и кликните на "Сачувај".

Ако желите да копирате шаблон е-поште за одговор ван уреда на други рачунар или да га направите резервну копију, пуна путања до фасцикле корисничких шаблона је Ц: Корисници АппДата Роаминг Мицрософт шаблони . Заменити са вашим Виндовс корисничким именом.

Затворите прозор поруке тако што ћете кликнути на дугме „Кс“ у горњем десном углу.

Приказује се дијалог који вас пита да ли желите да сачувате нацрт поруке. Не морате зато што сте га сачували као предложак, али можете ако желите. Кликните на „Да“ ако желите да сачувате нацрт, или „Не“ ако то не учините.

Други корак: Направите правило за аутоматски одговор на нове поруке е-поште

Сада, када имамо предложак е-поште за одговор ван уреда, направићемо правило да користимо тај предложак за одговор на све поруке које долазе у одређеном временском периоду. Уверите се да је картица „Хоме“ активна.

У одељку Мове кликните на дугме "Рулес" и изаберите "Манаге Рулес & Алертс" из падајућег менија.

Такође можете да кликнете на картицу „Датотека“ да бисте приступили бацкстаге екрану. Проверите да ли је екран „Инфо“ активан (кликните „Инфо“ на левој страни ако је потребно) и кликните на дугме „Управљање правилима и упозорења“.

У дијалогу Правила и упозорења, проверите да ли је адреса е-поште на коју желите да примените ово правило изабрана у падајућем менију „Примени промене у овој фасцикли“. Ако желите да се ово правило примени на све ваше налоге у програму Оутлоок, показаћемо вам како да то урадите касније у овом чланку. Кликните на картицу „Правила е-поште“ ако већ није активна, а затим кликните на дугме „Ново правило“.

На првом екрану дијалошког оквира Чаробњак за правила, кликните на “Примени правило на поруке које примам” у одељку “Почни од празног правила”. Ова опција се додаје у „Корак 2: Уређивање описа правила (кликните подвучену вредност)“. Не постоји ништа што би се могло уређивати за овај дио правила, па кликните на гумб “Даље” да бисте наставили.

Други екран у дијалошком оквиру Чаробњак за правила вам омогућава да изаберете услове за проверу када примате е-поруке. Да бисте добили одговор ван уреда током одређеног временског периода, означите поље „примљено у одређеном временском периоду“ у оквиру „Корак 1: Изаберите услове“. Услов се додаје у "Корак 2: Уредите опис правила (кликните подвучену вриједност)", као и раније, али овај пут постоји дио описа који треба уредити. Да бисте додали датумски распон, кликните на везу "у одређеном периоду" у оквиру 2. корака.

У дијалошком оквиру Дате Рецеивед, означите поље „Афтер“, кликните на падајући изборник и кликните на датум након којег желите да вам се пошаље аутоматски одговор изван уреда. На пример, ако желите да се ваш одговор ван канцеларије почне слати 8. фебруара, изаберите 7. фебруар за датум после.

Потом означите поље „Пре“, изаберите датум од падајућег датума са десне стране поља за потврду Пре. Датум који одаберете треба да буде дан након што желите да се одговор из уреда престане слати. На пример, ако желите да 15. фебруар буде последњи дан када вам се пошаље одговор без посла, изаберите 16. фебруар као датум пре.

Датуми које сте изабрали додају се услову у оквиру 2. корака. Кликните на дугме „Даље“ у дијалогу „Чаробњак за правила“ да бисте наставили.

На трећем екрану у дијалошком оквиру Чаробњак за правила можете да изаберете шта желите да радите са долазним е-порукама током распона датума. Желимо да одговоримо на све поруке е-поште користећи шаблон који смо направили у првом делу, тако да у пољу „Корак 1: Изаберите радњу“ проверите поље „одговори помоћу одређеног шаблона“. Да бисте изабрали предложак који сте креирали, кликните на везу "одређени предложак" у одељку "Корак 2: Уредите опис правила (кликните подвучену вредност)" оквир.

У оквиру за дијалог Селецт а Репли Темплате изаберите "Усер Темплатес ин Филе Систем" из падајућег менија "Лоок ин".

Изаберите предложак који сте креирали (у нашем случају, "Оут оф Оффице Репли") и кликните на дугме "Опен".

Пуна путања до изабраног предлошка додаје се одабраној акцији. Кликните на дугме „Даље“ да бисте наставили.

На четвртом екрану Чаробњака за правила можете да изаберете било који изузетак који желите да примените на правило, као што је, ако желите да изузмете одређене људе или групе („осим ако су од људи или јавне групе“). Нећемо додавати никакве изузетке нашем правилу, па кликните на дугме „Даље“ да бисте наставили.

Унесите име за правило у поље "Корак 1: Наведите име за ово правило". Оквир „Укључи ово правило“ је подразумевано означен, тако да ће се правило аутоматски укључити. Не брини. Неће се покренути све до након датума који сте навели.

Не желимо да покренемо правило о порукама које су већ у нашем пријемном поштанском сандучету, па оставите поље "Покрени ово правило сада у порукама већ у пријемном поштанском сандучету" неозначено. Ако желите да покренете ово правило на свим рачунима е-поште у програму Оутлоок, означите поље „Креирај ово правило на свим рачунима“. Кликните на дугме „Заврши“.

Правило се додаје на листу. Кликните на “ОК” да затворите дијалог Правила и упозорења.

Сада, када вам неко пошаље е-поруку током датума који сте навели, они ће аутоматски примити поруку у шаблону е-поште који сте креирали.

Иако пошиљалац добија аутоматски одговор у којем пише да сте изван канцеларије, још увек добијате њихову е-пошту са иконом која означава да је послан аутоматски одговор. Међутим, можете се осјећати оправдано игнорирати је док се не вратите.

Када је датумски распон у правилу прошао, правило се неће применити на долазне е-поруке. Међутим, и даље можете искључити правило. Да бисте то урадили, поново отворите дијалог Правила и упозорења као што је раније описано и поништите избор у левом углу правила у листи. Кликните на “ОК” да затворите оквир за дијалог.

Када ово правило користите за слање аутоматизованог одговора ван уреда, одговор се шаље једном сваком пошиљаоцу током једне Оутлоок сесије. Сесија је када отворите Оутлоок док не изађете из апликације. Ово спречава слање дуплих одговора истом пошиљаоцу који вам шаље више порука. Оутлоок прати ко је примио аутоматски одговор током сваке сесије, али се ова листа ресетује када изађете из програма Оутлоок. Дакле, оставите Оутлоок отворен (немојте излазити и поново отварати) да би се правило покренуло и аутоматски одговор ван канцеларије ће бити послат свима који вам шаљу е-пошту и зато пошиљаоци не примају вишеструке одговоре без посла.