Како смањити величину документа Мицрософт Ворда
Ворд документи могу добити огромне, необично дуге и сложене документе са мноштвом уграђених слика, фонтова и других објеката. Међутим, чини се и да документи могу извући из руке због наизглед без разлога. Ако имате посла са огромним документом, ево неких ствари које можете покушати смањити величину датотеке.
Када имате Ворд документ који је мало превелик, прва ствар коју ћете покушати је сажимање слика у њој. Ово је делом зато што су сајтови као што је Хов-То Геек написали свеобухватне чланке који објашњавају како да то ураде, а делом зато што, изгледа, слике увек подижу величину Ворд документа ван разумног разлога. И даље треба да пратите савете које смо написали у том чланку, јер ако имате слике, они ће вам помоћи.
Али ако немате слике, или ако сте пратили те савете и требате смањити величину датотеке више, покривени смо. Имамо много савета за дељење, тако да смо их поделили на ствари које ће дефинитивно помоћи да се смањи величина Ворд документа, ствари које би могле помоћи, и неке најчешће предложене савете са којима не би требало да се бринете.
Хајде да почнемо.
Савети који ће дефинитивно помоћи да се смањи величина документа
Неће вам сваки тип који сте пронашли бити користан. Понекад је то зато што се не примењују на вашу ситуацију (ако немате слике, онда савети за компримовање слика неће бити од користи) али понекад су савети једноставно погрешни. Тестирали смо све савете у овом одељку, тако да знамо да раде.
Претворите документ у ДОЦКС формат
Мицрософт је издао ДОЦКС формат у Оффицеу 2007, тако да ако још увек користите .доц формат, време је да се конвертујете. Новији .доцк тип датотеке у суштини делује као ЗИП датотека тако што компримира садржај документа, тако да ће једноставно конвертовање .доц датотеке у .доцк формат учинити ваш документ мањим. (Ово се такође односи и на друге Оффице формате као што су Екцел (.клс на .кслк), ПоверПоинт (.ппт на .пптк) и Висио (.всд на .всдк).)
Да бисте конвертовали .доц датотеку, отворите је у програму Ворд и кликните на Филе> Инфо> Цонверт.
Кликните на "ОК" на промпту који се појави, кликните на дугме "Сачувај" и Ворд претвара ваш документ у .доцк. Ворд извршава ову конверзију тако што креира потпуно нову верзију документа у новом формату, тако да ће и даље бити доступна стара .доц верзија.
Ово смо тестирали са 20-страним .доц фајлом који је садржао шест слика, различите табеле и ознаке за форматирање. Оригинални .доц фајл је био 6,001КБ, али конвертована .доцк датотека је тежила само на 721КБ. То је 12% од оригиналне величине. Ништа друго што вам предлажемо у наставку неће учинити више да бисте смањили величину датотеке, тако да ако имате .доц датотеке које можете претворити у .доцк, ваш посао може бити обављен.
Уметните своје слике уместо да их копирате и залијепите
Када копирате и налепите слику у ваш документ, Ворд прави одређене претпоставке о томе како се носити с тим. Једна од ових претпоставки је да желите да налепљена слика буде БМП формат, који је велики тип датотеке, или понекад ПНГ, који је још увијек прилично велик. Једноставна алтернатива је да уместите слику у програм за уређивање, сачувајте је као мањи формат, као што је ЈПГ, а затим користите Инсерт> Пицтуре да бисте уметнули слику у документ.
Лепљење мале слике испод у директно иначе празан документ Ворда направило је скок величине документа са 22 КБ на 548 КБ.
Лепљење тог снимка у Паинт, чување као ЈПГ, а затим убацивање тог ЈПГ-а у празан документ је довело до скока документа на само 331 КБ. То је само 40% мање. Још боље, коришћење ГИФ формата резултирало је документом који је био преко 60% мањи. Увећана, то је разлика између 10 МБ документа и 4 МБ документа.
Наравно, не можете увек да се извучете са овим. Понекад вам је потребан бољи квалитет слике који могу понудити формати као што су БМП и ПНГ. Али ако је то мала слика или вам није потребан супер висок квалитет, помоћу лакшег формата тежине и уметања слике може вам помоћи.
Док спремате своју слику, урадите ваше уређивање
Када уређујете слику у Ворду, она чува све ваше измене слика као део документа. Средство ако обрезујете слику у документу, Ворд и даље задржава пуну оригиналну слику. Промените слику у црно-белу, а Ворд и даље задржава оригиналну слику у боји.
То непотребно повећава величину документа, тако да када унесете измене у своје слике и ако сте сигурни да не морате да вратите те слике, можете да Ворд одбаци податке за уређивање.
Али боље од уклањања непотребних података из вашег документа, то је да вам непотребни подаци у документу уопште нису потребни. Све измене које можете да извршите, чак и оне једноставне, као што је обрезивање или додавање стрелице, најбоље се обављају у уређивачу слика пре него што убаците слику у документ.
Компримирајте све своје слике у једном покрету
Да, рекли смо на почетку да се ради о овом чланку отхер начина да смањите величину датотеке, али већина чланака о овој теми говори вам о томе како да компримирате слике једну по једну (укључујући наш чланак), а овде у Хов-То Геек-у смо сви о проналажењу бољих начина да радите ствари.
Кликните на Филе> Саве Ас> Море Оптионс. (Можда имате „Сачувај копију“ уместо „Сачувај као“ ако имате ОнеДриве са укљученим АутоСаве).
Отвара се дијалошки оквир "Саве Ас" (Спреми као) у којем приступате неким додатним опцијама. Кликните на Тоолс> Цомпресс Пицтурес.
Овим се отвара панел „Цомпресс пицтурес“ (Компримовање слика), где можете да одлучите коју компресију желите да примените на све ваше слике одједном.
Опција "Примени само на ову слику" је сива, јер је то алатка за све или ништа - или ће све ваше слике бити примењене када сачувате документ или ниједна од њих неће. Дакле, ако желите да изаберете различите опције за различите слике, то вам неће помоћи. Али ако желите да обједините све своје слике одједном, ово је опција која се користи.
Изаберите своје изборе, кликните „ОК“, а затим сачувајте нову верзију документа са свим компримованим сликама.
Зауставите уграђивање фонтова у документ
Осим ако користите необичан фонт из галаксије далеко, далеко, готово је сигурно да ће било ко са ким поделите документ моћи да га прочита користећи своју копију Ворда (или слободну алтернативу као што је Либре Оффице). Па зашто бисте желели да губите простор у вашој датотеци уграђивањем фонтова? Зауставите ово догађајем тако што ћете отићи у Филе> Оптионс> Саве и искључити опцију "Ембед фонтс ин тхе филе".
Можда мислиш да то не би много значило, али би био у криву. Ако је укључено уграђивање фонта и опција „Не угради заједничке системске фонтове“ искључена, разлика у величини датотеке је скоро 2 МБ. Чак и са укљученим "Не уграђујте заједничке системске фонтове" (што значи да фонтови као што су Цалибри, Ариал, Цоуриер Нев, Тимес Нев Роман, итд. Нису укључени), датотека је и даље скоро 1.3 МБ већа.
Тако да, зауставите уграђивање фонтова у документ.
Заустави уграђивање других датотека ако можеш
Недавно смо вам показали како да уградите или повежете Екцел табелу у Ворд документ (а то можете да урадите и са другим датотекама, као што су ПоверПоинт презентације или Висио дијаграми). Ако можете да се повежете на табелу уместо да је уграђујете, уштедјет ћете већину величине Екцел датотеке. Нећете све то сачувати, јер ће повезана табела и даље додавати неке величине, али ваш документ ће бити много мањи са везом од пуног уградње. Наравно, постоје недостаци везивања, као и користи, па свакако прочитајте тај чланак да бисте их разумели пре него што то учините.
Зауставите чување минијатуре документа
У току дана, Ворд вам омогућава да сачувате сличицу документа како би вам Виндовс могао да прикаже преглед у Филе Екплореру. Ових дана Филе Екплорер то може урадити сам и не треба помоћ из Ворда, али опција је још увијек у вашем документу. У нашем тест документу 721КБ, ова опција је повећала величину датотеке на 3247 КБ. То је 4,5 пута веца од оригиналне датотеке - ни за ста. Ову поставку ћете наћи на Филе> Инфо> Пропертиес> Адванцед Пропертиес.
Искључите поље за потврду „Сачувај минијатуре за све Вордове документе“ и кликните на „ОК“.
Назив ове опције је помало заблуду, јер је искључивање овдје утјече само на документ који сте отворили, иако пише, "сви Ворд документи". Ако је укључено по дефаулту када креирате документ, ви Морат ћете га искључити у предлошку Нормал.дотк и Мицрософт је пружио одличне упуте за то ако нисте сигурни како.
Можете и да искључите ову поставку у дијалогу „Сачувај као“, где се он назива мало тачнијим „Сачувај минијатуре“.
Уклоните личне и скривене информације из документа
Не само да личне информације додају величину вашег документа, већ и потенцијално дају вашим читаоцима информације које не желите да имају. Могуће је да постоје и информације које су форматиране као скривене, а ако вам тај скривени текст није потребан у документу, зашто га не бисте уклонили?
Уклоните ове непотребне информације из документа тако што ћете се кретати у датотеку> Инфо> Провери проблеме, а затим кликните на дугме „Прегледај документ“.
Уверите се да је „Особине документа и личне информације“ укључене, а затим кликните на „Прегледај“. Када инспектор заврши са радом, кликните на „Уклони све“ у одељку „Својства документа и личне информације“.
Ова акција је смањила величину тест датотеке за 7 КБ, тако да није била огромна количина. Међутим, добра је пракса да се личне информације уклањају из ваших датотека, тако да би то свакако требало да урадите. Будите упозорени да не можете опоравити ове податке након што сте их уклонили, зато се побрините да будете сретни да то уради пре него што га уклоните. Исто можете урадити и за опције "Невидљиви садржај" и "Скривени текст", али то ће само умањити вашу датотеку ако имате скривени садржај.
Искључи аутоматско опоравак (ако сте усудили)
Једна од сјајних карактеристика Ворда, у ствари, једна од сјајних карактеристика сваке Оффице апликације је АутоРецовер. Ова функција омогућава редовно прављење резервних копија датотеке током рада, тако да ако се Ворд сруши или се рачунар неочекивано поново покрене (на пример, када се систем Виндовс ажурира преко ноћи), биће вам приказане аутоматски обновљене верзије отворених докумената следећи пут када покренете Ворд. Наравно, све ове верзије додају величину ваше датотеке, па ако искључите АутоРецовер, датотека ће бити мања.
Идите у Филе> Оптионс> Саве и искључите "Саве АутоРецовер информације сваке [к минуте]" опције.
Ово неће одмах направити разлику, али ће зауставити додавање нових верзија АутоРецовер-а датотеци док радите на њој.
Само будите упозорени да више нећете имати верзије аутоматског опоравка, тако да ако се Ворд не сруши или се неочекивано затвори, изгубит ћете сав посао од задњег спремања.
Копирајте све у потпуно нови документ
Док радите на документу, Ворд спрема разне ствари у позадину да вам помогне. Показали смо како да их искључимо тамо где је то могуће и како да избришете податке које Ворд прикупља, али ће вероватно још увек бити ствари у вашем документу које вам нису потребне. Ако нађете себе подложну овој врсти пузања величине документа, можете креирати нови документ и онда копирати све на њега.
Почните са креирањем новог празног документа. Одаберите сав садржај у тренутном документу притиском на Цтрл + А. У новом документу притисните Цтрл + В да бисте све залијепили. Ово копира све ваше текстове, секције, обликовање, опције изгледа странице, нумерисање страница - све што вам је потребно.
Ваш нови документ неће имати ниједну од претходних сачуваних позадина, информације о аутоматском опоравку или претходне верзије, а то би требало да смањи величину датотеке.
Имајте на уму да ће ово копирати све податке за уређивање у вашим сликама, тако да ћете можда прво желети да уклоните то из оригиналног документа пре него што све копирате на свој нови документ. Ако то не учините, то није велика ствар. И даље можете да је уклоните из новог документа.
Не можемо вам рећи колико ће то уштедети, јер то може бити нешто од неколико килобајта до много мегабајта, али је увек вредно урадити ако желите да скинете што је више могуће масти из документа.
Као бонус, видели смо и ову копију / пасте у нови трик документа решавајући чудне грешке у Ворд документима које је било тешко пронаћи.
Типс тхат Може Помозите да смањите величину документа
Неки савети изгледају као да би помогли, али нисмо могли да добијемо позитиван резултат са њима. Не кажемо да неће помоћи да се смањи величина вашег фајла, али изгледа да ће вам требати одређени скуп околности да бисте добили било какву корист од њих. Препоручујемо вам да прво испробате савете из претходног одељка, а затим да их покренете ако је потребно.
Турн Офф Бацкгроунд Савес
Што је документ компликованији и што је дуже од тренутка када сте га сачували, то ће дуже трајати спремање када кликнете на дугме „Сачувај“. Да би вам помогао око тога, Ворд има поставку на Филе> Оптионс> Адванцед под називом "Аллов бацкгроунд савес".
Ова поставка је подразумевано омогућена и документ чува у позадини док радите на њему. Идеја је да када кликнете на "Сачувај", биће мање промена за уштеду и тако ћете много брже уштедети. Ово је углавном повратак на дане када је Ворд заузимао пропорционално већу количину системских ресурса, а на модерним системима то вероватно није потребно, посебно ако не уређујете изузетно дуге или компликоване документе.
Порота је одговорна за то да ли је то битно за величину датотеке. Ако оставите отворен документ са овом поставком, није направила никакву разлику у односу на величину нашег тест документа (док је напуштање АутоРецовер укључено је повећајте величину датотеке). Прављење модификација током периода од око 30 минута такође није изазвало значајну промену величине документа, без обзира на то да ли је "Аллов бацкгроунд савес" укључен или искључен. Нити је искључио промјену начина на који је документ спремљен.
Укратко: ово је на вама. Ако искључивање не смањи величину датотеке, оставите је укључено јер је све што Ворд ради да аутоматски спрема ваше документе добра ствар.
Претвори у РТФ и затим Претвори назад у ДОЦКС
РТФ је кратица за Рицх Тект Формат, и то је отворени стандард за документе који дају мало више форматирања од обичног текста, али не и сва звона и звиждаљке ДОЦКС-а. Идеја претварања ДОЦКС-а у РТФ је да скида све додатне формате и скривене податке тако да када сачувате РТФ као ДОЦКС датотеку, величина датотеке ће бити мања..
Претварање нашег тестног документа од 20 страница, 721 КБ у РТФ претворило је величину датотеке на 19.5 МБ (тако да не користите РТФ ако желите малу датотеку). Конвертовање у ДОЦКС резултирало је фајлом од 714 КБ. То је уштеда од 7 КБ-мање од 1% - и зато што РТФ не може да се носи са неким једноставним форматирањем табеле које смо користили, морали смо да поново форматирамо ... који је вратио величину на 721 КБ.
Ово не изгледа као да ће имати много предности за ваш документ, посебно када модерни ДОЦКС има толико могућности форматирања које РТФ не може да обради.
Претвори у ХТМЛ и онда конвертуј назад у ДОЦКС
Ово је иста идеја као претварање у РТФ, осим што је ХТМЛ веб формат. Наш тест конверзије показао је готово идентичне резултате са РТФ.
Покушали смо то на нашој ДОККС датотеци од 721 КБ и претворили је у ХТМЛ датотеку од 383 КБ. Конвертовање у ДОЦКС је резултирало са 714 КБ фајлом. То је уштеда од 1%, али је направила збрку у форматирању, посебно у заглављима, и то би морало да се обнови.
Распакујте документ и компримирајте га
ДОЦКС документ је компримована датотека, попут архиве коју радите са 7-Ксип или ВинРар. То значи да га можете отворити помоћу једног од тих алата и погледати сав садржај. Један савет који можете видети је да извадите све датотеке са вашег ДОЦКС-а, додате их у компримовану архиву, а затим преименујете ту архиву у ДОЦКС датотечни наставак. Хеј, престо, имате Ворд документ који је компримован! У теорији, ово звучи прихватљиво, али користећи и 7-Зип и ВинРар и разне архивске формате, открили смо да сваки пут када покушамо да отворимо .доцк датотеку коју смо креирали, Ворд нам је рекао да је датотека оштећена.
Може бити неких заслуга у овој идеји - наш фајл од 721 КБ је завршио као само 72 КБ, али ми га не бисмо препоручили осим ако не желите да потрошите пуно времена на играње са њим да бисте покушали да то урадите. Такође, уштеда може бити само зато што је процес компресије уклонио / компримовао нешто што спречава Ворд да отвори документ, али не можемо бити сигурни.
Често препоручени савети који вероватно неће направити никакву разлику
Постоји неколико приједлога који лебде око интернета звук разуман, али неће имати много ефекта. То не значи да их не бисте требали испробати, само да не бисте требали очекивати велики утјецај на величину вашег документа.
Уклони претходне верзије документа
Ворд задржава претходне верзије вашег документа док радите на њему. Ово је функција аутоматског чувања и неки људи предлажу њихово брисање тако што ћете отићи у датотеку> Инфо> Управљање документом и уклонити све старе верзије.
Међутим, нема смисла то чинити јер су те старе верзије похрањене у Виндовс датотечном систему, а не у Ворд документу. Ако их избришете, ваш документ неће бити мањи. Ако желите уклонити све информације из претходне верзије у документу, или копирајте садржај у потпуно нови документ или направите датотеку Датотека> Спреми као да бисте спремили у нови документ, као што смо раније предложили.
Залијепи само текст, а не форматирање
Када желите копирати и залијепити из једног документа у ваш тренутни документ, можете користити различите опције за лијепљење.
Подразумевана опција која се користи ако кликнете на дугме „Залијепи“ (или притиснете Цтрл + В) је „Задржи форматирање извора“. Ово копира не-подразумеване фонтове и обликовање као што су болд, курзив и тако даље. Али ако кликнете на опцију „Задржи само текст“, ова теорија ће - или тако теорија - смањити величину датотеке уклањањем форматирања.
Покушали смо са документом од 20 страница који је имао различито форматирање текста на свакој страници, а разлика у просечној величини је била испод 2 КБ по страници. Ово можда бити значајан ако имате документ са 250 страница, где би износио око 0,5 МБ, али да ли ћете заиста имати Вордов документ од 250 страница без форматирања? Вероватно не, јер би то углавном било нечитљиво, тако да бисте изгубили уштеђевину када додате форматирање.
Свака корист од ове методе вероватно је до савета који смо дали горе - копирајте и налепите цео документ у нови документ да бисте уклонили претходне верзије, старе измене уређивања и тако даље.
Промените величину странице
Ворд вам даје могућност да промените величину странице тако што ћете отићи у Лаиоут> Сизе и променити величину "Леттер". Постоје савети који лебде око тога говорећи ако изаберете мању, али сличну величину као што је "А4", други читаоци неће приметити, и добићете уштеду мале величине.
Покушали смо са документом од 20 страница користећи величину слова која је била 721 КБ. Променили смо величину на „А4“, „А5“ (која је упола мања од „А4“), а „Б5“ и наш документ је остао стабилан 721 КБ сваки пут. Другим ријечима, уопће није варирала величина датотеке.
Зауставите уграђивање лингвистичких података
Постоји поставка у Датотека> Опције> Напредно под називом "Угради лингвистичке податке" и видећете савјете на различитим местима који вам говоре да га искључите. На површини, то звучи разумно и не екстра лингвистички подаци повећавају величину документа?
Укратко, одговор је не ако користите модерну .доцк датотеку. Ворд обрађује лингвистичке податке иза сцене и не заузима ниједну собу у документу.
Искључивањем ове опције можете направити малу разлику у односу на старије .доц датотеке, али чак и тада само ако сте користили алат за рукопис и Ворд има неке “информације о исправљању препознавања рукописа” које треба похранити. У супротном, нема никакве разлике.
То је наша прилично свеобухватна листа начина на које можете да изрежете своје Ворд датотеке на величину, али смо увек у потрази за новим методама које покушавамо (или разоткрити). Отпустите их у коментарима ако знате технику коју смо пропустили, а ми ћемо то проверити!
