Како филтрирати податке у Екцелу

Недавно сам написао чланак о томе како користити сажетак функција у Екцелу за лако сумирање великих количина података, али тај чланак је узео у обзир све податке на радном листу. Шта ако желите само погледати подскуп података и сумирати подскуп података?

У Екцелу можете да креирате филтере на колоне које ће сакрити редове који се не подударају са вашим филтером. Поред тога, можете користити специјалне функције у Екцелу да сумирате податке користећи само филтриране податке.

У овом чланку, провест ћу вас кроз кораке за креирање филтера у Екцелу и такођер помоћу уграђених функција за сумирање филтрираних података.

Креирајте једноставне филтере у Екцелу

У програму Екцел можете да креирате једноставне филтере и сложене филтере. Почнимо са једноставним филтерима. Када радите са филтерима, увек треба да имате један ред на врху који се користи за ознаке. Није потребно имати овај ред, али рад са филтерима чини мало лакшим.

Изнад, имам неке лажне податке и желим да направим филтер на Цити цолумн. У програму Екцел ово је заиста лако. Само напријед и кликните на Дата на траци, а затим кликните на Филтер дугме. Не морате одабрати податке на листу или кликнути у првом реду.

Када кликнете на Филтер, свака колона у првом реду аутоматски ће имати мали падајући тастер који се додаје у самом десном углу.

Сада идите напред и кликните на стрелицу падајућег менија у колони Град. Видећете неколико различитих опција које ћу објаснити у наставку.

На врху, можете брзо сортирати све редове по вриједностима у ступцу Град. Имајте на уму да када сортирате податке, он ће померити цео ред, а не само вредности у колони Град. Ово ће осигурати да ваши подаци остану нетакнути као и раније.

Такође, добро је додати колону на самом почетку названу ИД и бројити је од једног до више редова које имате на вашем радном листу. На тај начин можете увек сортирати по ИД ступцу и вратити податке у исти редослед како је првобитно био, ако вам је то важно.

Као што можете видјети, сви подаци у прорачунској таблици сада су разврстани на основу вриједности у ступцу Град. До сада ниједан ред није скривен. Сада погледајмо поља за потврду на дну дијалога филтера. У мом примјеру, имам само три јединствене вриједности у ступцу Града и те три се појављују на попису.

Отишао сам напријед и обрисао два града и једну оставио провјерену. Сада имам само 8 редова података, а остатак је сакривен. Лако можете рећи да гледате филтриране податке ако провјерите бројеве редова на крајњој лијевој страни. У зависности од тога колико је редова скривено, видећете неколико додатних хоризонталних линија, а боја бројева биће плава.

Сада, рецимо, желим да филтрирам другу колону да бих даље смањио број резултата. У колони Ц, имам укупан број чланова у свакој породици и желим да видим резултате само за породице са више од два члана.

Идите напред и кликните на стрелицу падајућег менија у колони Ц и видећете исте квадратиће за сваку јединствену вредност у колони. Међутим, у овом случају, желимо да кликнемо Број филтера и затим кликните на Веће од. Као што видите, постоји и мноштво других опција.

Појавит ће се нови дијалог и овдје можете уписати вриједност за филтар. Такође можете додати више од једног критеријума са функцијом АНД или ОР. Могло би се рећи да желите редове где је вредност већа од 2, а не једнака 5, на пример.

Сада имам само 5 редова података: породице само из Нев Орлеанса и са 3 или више чланова. Лако је? Имајте на уму да можете лако да обришете филтер у колони тако што ћете кликнути на падајући мени, а затим кликнути на Обриши филтер из „Име колоне“ линк.

Дакле, то је све за једноставне филтере у Екцелу. Врло су једноставни за употребу и резултати су прилично јасни. Сада ћемо погледати сложене филтере користећи Напредно диалог диалог.

Креирајте напредне филтере у Екцелу

Ако желите да направите напредније филтере, морате да користите Напредно филтер диалог. На пример, рецимо да сам желео да видим све породице које живе у Њу Орлеансу са више од 2 члана у својој породици ОР све породице у Цларксвиллеу са више од 3 члана у својој породици И само они са .ЕДУ ендинг емаил аддресс. Сада то не можете урадити помоћу једноставног филтера.

Да бисмо то урадили, морамо да подесимо Екцел лист мало другачије. Идите напријед и уметните неколико редова изнад скупа података и копирајте ознаке наслова точно у први ред као што је приказано испод.

Ево како напредни филтри раде. Прво морате да унесете критеријуме у колоне на врху, а затим кликните на Напредно буттон ундер Сортирај и филтрирај на Дата таб.

Па шта тачно можемо да утипкамо у те ћелије? ОК, почнимо са нашим примером. Ми само желимо да видимо податке из Нев Орлеанса или Цларксвиллеа, па ћемо их уписати у ћелије Е2 и Е3.

Када уносите вредности у различите редове, то значи ОР. Сада желимо породице Нев Орлеанса са више од два члана и Цларксвилле породице са више од 3 члана. Да бисте то урадили, откуцајте > 2 у Ц2 и > 3 у Ц3.

Пошто су> 2 и Нев Орлеанс у истом реду, биће оператор АНД. Исто важи и за ред 3 изнад. Коначно, желимо само породице са .ЕДУ завршном адресом е-поште. Да бисте то урадили, само укуцајте * .еду у оба Д2 и Д3. Симбол * означава било који број знакова.

Када то урадите, кликните било где у вашем скупу података и кликните на Напредно дугме. Тхе Лист РангПоље ће аутоматски открити ваш скуп података пошто сте кликнули на њега пре него што кликнете на дугме Напредно. Кликните на мало мало дугме десно од Опсег критеријума дугме.

Изаберите све од А1 до Е3, а затим поново кликните на исто дугме да бисте се вратили у дијалог Напредни филтер. Кликните ОК и ваши подаци би сада требали бити филтрирани!

Као што видите, сада имам само 3 резултата који одговарају свим тим критеријима. Имајте на уму да ознаке за опсег критеријума морају да се поклапају са ознакама за скуп података како би ово функционисало.

Очигледно можете да направите много компликованије упите користећи овај метод, па се играјте са њим да бисте добили жељене резултате. Коначно, хајде да причамо о примени функција сумације на филтриране податке.

Суммаризинг Филтеред Дата

Рецимо да желим да сумирам број чланова породице на мојим филтрираним подацима, како бих то урадио? Па, да очистимо наш филтер кликом на Јасно на траци. Не брините, врло је лако поново примијенити напредни филтар једноставним кликом на гумб Додатно и поновно кликните У реду.

На дну нашег скупа података, хајде да додамо ћелију Тотал и онда додајте функцију сума да сумирамо укупне чланове породице. У мом примеру, само сам откуцао = СУМ (Ц7: Ц31).

Дакле, ако погледам све породице, имам укупно 78 чланова. Хајде да наставимо са поновним применом нашег Адванцед филтера и да видимо шта се дешава.

Упс! Уместо да покажем тачан број, ја још увек видим да је укупно 78! Зашто је то? Па, функција СУМ не игнорише скривене редове, тако да још увек ради израчунавање користећи све редове. Срећом, постоји неколико функција које можете користити за игнорирање скривених редова.

Први је СУБТОТАЛ. Пре него што почнемо да користимо било коју од ових специјалних функција, пожелећете да обришете филтер, а затим унесете функцију.

Када се филтер уклони, крените и укуцајте = СУБТОТАЛ ( и требало би да се појави падајући оквир са мноштвом опција. Користећи ову функцију, прво бирате врсту функције збрајања коју желите користити помоћу броја.

У нашем примјеру, желим користити СУМ, па бих укуцао број 9 или само кликнуо на њега из падајућег менија. Затим откуцајте зарез и изаберите опсег ћелија.

Када притиснете ентер, требало би да видите вредност 78 је иста као раније. Међутим, ако сада поново примените филтер, видећемо 11!

Одлично! То је управо оно што желимо. Сада можете да прилагодите филтере и вредност ће увек одражавати само редове који се тренутно приказују.

Друга функција која ради скоро потпуно исто као и функција СУБТОТАЛ АГГРЕГАТЕ. Једина разлика је у томе што постоји још један параметар у АГГРЕГАТЕ функцији где морате да наведете да желите да игноришете скривене редове.

Први параметар је функција збрајања коју желите користити и као СУБТОТАЛ, 9 представља функцију СУМ. Друга опција је у којој морате да откуцате 5 да бисте игнорисали скривене редове. Последњи параметар је исти и представља опсег ћелија.

Такође можете прочитати мој чланак о сажетим функцијама да бисте сазнали како да користите функције АГГРЕГАТЕ и друге функције као што су МОДЕ, МЕДИАН, АВЕРАГЕ, итд..

Надамо се да ће вам овај чланак дати добру почетну тачку за креирање и коришћење филтера у Екцелу. Ако имате било каквих питања, слободно поставите коментар. Уживати!